Team informatiebeheer scant documenten voor meerdere informatiesystemen. Al deze informatiesystemen zijn getoetst of zij geschikt zijn om digitale informatie (indien nodig langdurig) te beheren. In bijlage 1 is een overzicht van de normeringen van deze applicaties opgenomen.
Zaaksysteem Djuma: hierin worden alle processen verwerkt die geen vakapplicatie hebben: de centrale applicatie van de gemeente Heumen. Djuma heeft een geïntegreerd RMA.
Civision Samenlevingszaken is aan Djuma gekoppeld. Dit wil zeggen dat documenten opgemaakt in Civision Samenlevingszaken na afsluiting van de zaak in Djuma “gestort” worden. Fysieke documenten worden bij Informatiebeheer gescand en bij de zaak gevoegd. Naast Civision Samenlevingszaken is er geen vakapplicatie aan Djuma gekoppeld2Er wordt in 2025 een koppeling verwacht tussen Civision Samenlevingszaken en iArchief. De koppeling met Djuma vervalt dan. Er zal een update komen van het handboek, maar de poststappen zullen hoogstwaarschijnlijk grotendeels gelijk blijven.;
YouForce: Vakapplicatie voor het beheren personeelsdossiers;
iBurgerzaken i.c.m. iArchief: vakapplicatie voor burgerzaken met daarachter een volledig DMS/RMA;
Civision Middelen: facturen worden in dit systeem beheerd. In 2025 komt er een overgang naar iFinancien i.c.m. iArchief.
Hoofdstuk 3.
Artikel 3.2.
Informatiesystemen waar zich vervangen documenten bevinden
Onderdeel van Handboek vervanging documenten vanaf 01-07-2024