De komende jaren zullen er papieren documenten blijven die, vanwege hun vorm en inhoud, waardevol zijn voor ons cultureel erfgoed (Archiefbesluit 1995 artikel 2, eerste lid, onderdeel c en d). Deze documenten kunnen en mogen niet worden vervangen. Hetzelfde geldt voor papieren documenten die voor ons, voor recht- of bewijszoekende en voor historisch onderzoek van belang en waarde zijn.
Onderstaande lijst is een overzicht van deze uitzonderingen:
Het document kan niet gescand worden;
Het document mag (wettelijk) niet gescand worden;
Het document (de verschijningsvorm) heeft een unieke waarde;
De uiterlijke vorm van het bestanddeel is van belang voor de kennis van de technologische ontwikkeling;
Het bestanddeel heeft esthetische waarde;
Het bestanddeel heeft unieke of bijzondere uiterlijke kenmerken (zegels, watermerken, e.d.);
Het is zo oud dat het daaraan zeldzaamheidswaarde ontleent;
Het stuk heeft aanzienlijke waarde als tentoonstellingsobject;
Er bestaat twijfel over de authenticiteit van het bestanddeel, waarbij alleen onderzoek van de originelen uitsluitsel kan geven;
Het bestanddeel is van aanzienlijk belang, vanwege de directe relatie met beroemde of historisch belangrijke personen, gebeurtenissen, plaatsen, zaken of voorwerpen;
Het bestanddeel is van belang als documentatie voor de oprichting of wettelijke grondslag van een institutie;
Het stuk is van belang om geformuleerd beleid op het hoogste niveau in de organisatie te documenteren.
Naast documenten met een cultuurhistorische waarde zijn er ook documenten die fysiek moeten blijven, omdat deze (nog) niet digitaal op een juiste manier kunnen worden opgeslagen.
Bij de gemeente Heumen zijn dit de volgende documenten:
Verzekeringsbewijzen voertuigen;
Bankgaranties;
Brondocumenten met betrekking tot de Basisregistratie Personen door Burgerzaken.
Deze analoge documenten worden fysiek gearchiveerd en toegankelijk gemaakt met behulp van het zaaksysteem. De brondocumenten van burgerzaken worden fysiek gearchiveerd bij Burgerzaken. In het zaaksysteem wordt een notitie aangemaakt op de digitale kopie waarin vermeld staat dat het archiefstuk nog analoog beschikbaar is. In geval van twijfel beslist de Adviseur Informatiebeheer in overleg met de inhoudelijk behandelend ambtenaar of een document uitgezonderd wordt van vervanging.
Hoofdstuk 3.
Artikel 3.3.
Documenten die zijn uitgezonderd van digitale vervanging
Onderdeel van Handboek vervanging documenten vanaf 01-07-2024