Het toepassen van vervanging brengt risico’s op informatieverlies met zich mee. De risico’s van het proces vervanging hebben we in een risicokaart in beeld gebracht. (Voor uitleg van werkzaamheden rondom vervanging zie hoofdstuk 4).
Nr.
Risico
Kans
(1-10)
Impact
(1-10)
Kans x impact
Maatregel
Eigenaar
1
De Voorbereider maakt een fout tijdens het scanproces.
3
1
3
De Registrator zal deze fout bij de scancontrole opmerken en vragen om het document nogmaals te scannen.
Team Informatie-beheer
2
De MFP-scanner maakt een fout.
2
1
2
De Registrator zal deze fout bij de scancontrole opmerken en vragen om het document nogmaals te scannen.
Team Informatie-beheer
3
De Registrator maakt een fout tijdens de scancontrole.
3
3
9
De Registrator zelf ziet het document nog een keer na de scancontrole tijdens het plaatsen in Djuma of de beveiligde map. Hier kan hij de fout nog zien. Daarnaast opent de behandelend ambtenaar snel daarna het digitale exemplaar en kan de fout ook nog ontdekken.
Team Informatie-beheer
4
Het zaaksysteem heeft een storing waardoor nieuwe toegevoegde documenten verloren gaan.
1
5
5
De leverancier moet ons hierover berichten. We kunnen deze documenten opnieuw scannen.
Leverancier zaaksysteem
5
Het document wordt niet op de juiste manier uit de beveiligde map gehaald en daarmee verwijderd.3Dit geldt alleen voor P&O, Financiën en Kernteam.
2
10
20
Als de behandelend ambtenaar door heeft dat hij het verwijderd kan de IRvN dit nog herstellen. Als dit gebeurt zonder dat iemand het door heeft, is er niets aan te doen.
Bij invoering van het mapje is er uitvoerig aandacht besteedt aan de procedure voor het overhalen van documenten.
Behandelend ambtenaar
Op de risicokaart is te zien welke maatregelen er genomen worden tijdens het proces vervanging om het risico op informatieverlies zo klein mogelijk te houden. Er bestaat ondanks deze maatregelen nog steeds de kans dat er iets mis gaat en er informatieverlies optreedt. Deze risico’s zijn op te delen in een paar categorieën:
Bedrijfsmatige risico’s: De bedrijfsvoering en dienstverlening kan inefficiënt verlopen als de organisatie niet beschikt over de juiste informatie. Dit kan leiden tot materiële en/of financiële schade, een niet-doelmatig overheidsapparaat en onvoldoende kwaliteit in dienstverlening aan de burger.
Juridische risico's: Als de gewenste informatie niet of niet op tijd beschikbaar is, loopt de organisatie een risico bij het doorlopen van juridische procedures.
Imago risico’s: Als informatie niet te vinden is loopt de organisatie wellicht imagoschade op.
Cultuurhistorische risico’s: Als de informatie niet is opgeslagen, kan later geen gebruik gemaakt worden van deze informatie voor bijvoorbeeld een historisch onderzoek (geldt alleen voor te bewaren archief).
Politiek bestuurlijke risico’s: Wanneer geen verantwoording kan worden afgelegd over beleids- en uitvoeringsprocessen, kan een politieke en/of bestuurlijke crisis ontstaan: het vertrouwen in de democratie zal worden aangetast.
Als deze risico’s waarheid worden dan gaat dit de gemeente geld kosten om de schade te kunnen herstellen. Denk hierbij aan juridische kosten bij rechtszaken, het organiseren van een campagne om vertrouwen te herstellen of het inhuren van personeel om het archief op orde te brengen.
Omgekeerd zijn er ook risico’s als de gemeente Heumen besluit niet te gaan vervangen. Sinds 2015 wordt er digitaal gewerkt. Als er besloten wordt om niet te vervangen dan zijn er twee opties:
Er worden weer fysieke documenten de organisatie in gestuurd om te behandelen. Hierdoor stagneert het digitaal werken en zal het werk erg onoverzichtelijk worden.
Documenten worden wel gescand, maar niet op vervangingsniveau. De digitale documenten zijn daarmee kopieën van het origineel en de papieren versie moet ook bewaard blijven. Hierdoor moet er dubbel gearchiveerd worden: zowel digitaal als fysiek. Team Informatiebeheer heeft hier op dit moment niet genoeg formatie voor. Bovendien betaalt de gemeente dan ook dubbel voor fysieke opslag en voor digitale opslag.
We gebruiken noodzakelijke cookies voor je account en beveiliging. Voor anonieme gebruiksstatistieken (Google Analytics) vragen we je toestemming. Meer over cookies