Een voorbeeld van het geleideformulier is te vinden in bijlage 2. Op het geleideformulier is te vinden welke medewerkers Voorbereider en Registrator (Stap 1 en stap 2) waren bij een bepaalde scanbatch. We noteren ook hoeveel tijd deze medewerkers nodig gehad hebben voor hun stap. Indien er achteraf fouten of inconsistenties gevonden worden, dan kunnen we nagaan of er die dag iets afwijkends heeft plaatsgevonden. In het opmerkingenveld noteren we alle afwijkingen in het scanproces. Dit kunnen berichtjes zijn van voorbereider naar registrator (“Let op poststuk nr. 3 want….”), maar ook opmerkingen over eventuele afwijkingen op een dag (“de postronde is vandaag later gelopen, omdat…..”).
Op pagina 2 worden alle stukken een apart nummer gegeven. Hier wordt genoteerd hoeveel pagina’s van een document zijn gescand en dit wordt later gecontroleerd in Corsa Capture (waar ook lege pagina’s worden verwijderd). Daarna worden de pagina’s nogmaals gecontroleerd als de documenten in het zaaksysteem worden ingelezen of in een beveiligde map worden geplaatst om door medewerkers van de vakafdeling in een vakapplicatie te worden geplaatst.
Hoofdstuk 4.
Artikel 4.2.
Controle en verantwoording via geleideformulier
Onderdeel van Handboek vervanging documenten vanaf 01-07-2024