Een schematische weergave van onderstaande werkzaamheden is te zien in bijlage 3.
Voorbereiden (Voorbereider)
Uitgaande brieven krijgen een ‘verzonden’ stempel evenals de archiefexemplaren en afschriften daarvan.
Maak onderscheid tussen te registreren post en niet te registreren post.
Voorbereiden van het scannen: verwijderen nietjes, ruggen van rapporten, ontvouwen, losschudden, toevoegen van scheidingsbladen, enz. Denk hierbij ook aan het eventueel afzonderlijk scannen van afwijkende papierformaten, doorschijnend papier en van teksten in een achtergrond.
De te registreren documenten worden in het scanboek gelegd, elk achter een apart scanblad. Eventuele afschriften worden in een plastic mapje geplaatst. Bijlagen worden meegescand achter de uitgaande brief.
Noteer op het geleideformulier zowel het zaak- als documentnummer. Vul in de tweede kolom ook in welke bijlage(n) een document heeft.
Post die niet geregistreerd hoeft te worden is, kan in enveloppen worden gestopt en in de verzendbak geplaatst.
Scannen (Voorbereider)
Log in op de scanner en kies voor Capture.
Zorg dat je alle documenten scant. Documenten met afwijkende formaten (formaten anders dan A3, A4 of A5) kunnen op de glasplaat met een grijs A4 erachter.
Log in BCT Capture Center en klik op ‘Input Center’. Kies vervolgens voor documenten die je aanvinkt de juiste ‘job’: Djuma. Lees de batch in.
Maak het geleideformulier af met eindtijd.
Scancontrole (Registrator)
Open BCT Capture Center en klik op de batch die je wil gaan verwerken.
Check per bladzijde van een document:
Alle documenten zijn gescand (ook de bijlagen)
Van iedere pagina is de voor- en achterkant gescand
Er is geen tekst of beeld weggevallen
De kleinste details zijn leesbaar gescand (het kleinste lettertype, leestekens, decimaalpunten of -komma’s)
Alle details zijn compleet (er zijn geen letters of lijnen onderbroken, er mist geen informatie aan de rand van het beeld, er zijn geen beelden gecropt of incompleet)
De scherpte van het beeld is vergelijkbaar met het origineel (dus niet: minder scherp of te scherp, onnatuurlijke scherpte, halo’s rond de randen)
De kleuren komen overeen met het origineel
Het tekstbeeld staat recht
Er staan geen lijntjes op de scan die niet op het origineel staan (bijvoorbeeld door vouwen)
Afwezigheid van artefacten. Artefacten zijn afwijkingen die alleen visueel kunnen worden vastgesteld ( zoals onder meer strepen, pixelverstoringen door vet of vuil op lens of glasplaat, weerspiegelingen, andere vervormingen en effecten)
Er is voldoende contrast en alle kleuren zijn overgenomen. Let op: voor het lezen van barcodes moet er een heldere overgang zijn tussen wit en zwart.
(Indien er een fout wordt geconstateerd: aan de Voorbereider vragen om document opnieuw te scannen. Scancontrole opnieuw voor dit document uitvoeren.)
Vul per document in: het totaal aantal pagina’s, hoeveel pagina’s je verwijdert en hoeveel pagina’s je daarmee overhoudt.?
Verwerk de batch. Witte pagina’s worden automatisch door capture weggehaald, maar controleer dit wel! Het eerste blad met de barcode wordt er automatisch afgehaald. Maak geen nieuwe scheidingswaarde. Als het een nieuwe versie van het document betreft, zet dan achteraan de omschrijving twee underscores, het Djumanummer en twee underscores. (Voorbeeld: __12345__) Dit zorgt ervoor dat het in Djuma gesleept kan worden en Djuma het herkent als nieuwe versie.
Lees de batch in.
Registreren (en verzenden)
Ga naar de Djumamap op de lokale schijf waar de scans staan:
Upload de documenten als nieuwe versie van de stukken in het Djuma of iArchief of plaats de documenten in de beveiligde map van P&O of Financien, zodat zij het kunnen inlezen in YouForce of Civision Middelen.
Check de documentomschrijving en of het document goed is overgekomen en noteer het aantal pagina’s op geleideformulier.
(Indien er een fout wordt geconstateerd: aan de Voorbereider vragen om document opnieuw te scannen. Scancontrole opnieuw voor dit document uitvoeren.)
Verantwoordelijk voor juiste adressering van uitgaande poststukken ligt bij de steller. Postkamer voert een controle uit op de volledigheid en voor zo ver mogelijk juistheid van het adres. Mocht er onduidelijkheid zijn over de juistheid van het adres dan dient dit besproken te worden met de steller van het stuk.
Vul de verzenddatum van het poststuk in en zet het document op 'Niet meer te wijzigen' bij de Documentgegevens in Djuma.
Als een poststuk met een digitaal plaatje is ondertekend: check of de leidinggevende akkoord heeft gegeven in Djuma.
Als een poststuk nat is ondertekend: ga na of dit nodig was en zo niet: attendeer de medewerker hierop.
Indien een poststuk aangetekend verstuurd dient te worden, volg je de reeds bekende stappen. Let op: in het stickerboekje, waar je de gegevens invult van de brief, vul je tevens het zaak- en documentnummer in bij referentienummer.
Plaats de ingepakte documenten in de postbak of leg de interne documenten in een dagdoos.
Verwijder de scans in de map op de lokale schijf.
Verzamelen alle documenten en plaats deze in dagdozen om te vernietigen.
Documenten die niet vervangen (vernietigd) mogen worden plaatsen we in lade 11 van de paternosterkast of in het depot (als de verschijningsvorm niet toelaat in de paternosterkast geplaatst te worden). Er wordt op het geleideformulier in Djuma een aantekening bij het document gemaakt waar deze zich fysiek bevindt.
Hoofdstuk 4.
Artikel 4.3.
Proces uitgaande post/interne documenten
Onderdeel van Handboek vervanging documenten vanaf 01-07-2024