Documenten die gescand zijn worden per scandatum gebundeld en weggezet in dagdozen. Als een fysiek document opgezocht moet worden kan deze op scandatum worden gevonden. Elk kwartaal worden de dagdozen van het kwartaal daarvoor vernietigd. Fysieke documenten blijven dus minimaal 3 maanden en maximaal 6 maanden bewaard.
De vernietiging wordt voorbereid door een medewerker Informatiebeheer. De uiteindelijke vernietiging wordt gedaan door gecertificeerd bedrijf. Door de medewerker Informatiebeheer wordt een Verklaring van Vervanging op gesteld (bijlage 4). Deze verklaring wordt één keer per jaar ondertekend door de gemeentesecretaris. Als bijlages bij deze verklaring worden de verklaringen van het gecertificeerde bedrijf toegevoegd.
Hoofdstuk 4.
Artikel 4.5.
Vernietigen fysieke documenten na vervanging
Onderdeel van Handboek vervanging documenten vanaf 01-07-2024