Een jaarlijkse interne audit heeft tot doel om te beoordelen of het vervangingsproces nog verloopt zoals is bedacht en bedoeld en in het handboek is beschreven. De controller van de gemeente zal fysiek op de postkamer komen controleren of alle stappen correct worden uitgevoerd. Indien er verschillen worden geconstateerd zal er door de Adviseur Informatiebeheer in samenspraak met de gemeentearchivaris worden bepaald of en hoe dit in het handboek moeten worden gemuteerd. Het resultaat van deze interne audit en eventuele bevindingen worden vastgelegd en gerapporteerd aan de proceseigenaar vervanging. De adviseur Informatiebeheer informeert het MT over het resultaat van de audit.
Wijzigingen die invloed hebben op het vervangingsproces worden direct gemeld aan de gemeentearchivaris gevolgd door een aanpassing van het handboek. Het kan er toe leiden, dat het positieve advies van de gemeentearchivaris betreffende vervanging wordt ingetrokken en dat het college opnieuw een vervangingsbesluit moet nemen.
Wijzigingen zijn in ieder geval:
Er vindt een migratie plaats naar een ander software- en/of hardwareplatform (voorbeelden zijn (gedeeltelijke) vervanging van het document management systeem en outsourcing);
Er wordt een nieuwe scanner c.q. scansoftware in gebruik genomen;
Organisatieonderdelen die een rol spelen in de beschreven processen worden opgeheven;
Het wettelijk kader verandert;
Het bestandsformaat PDF/A wordt vervangen;
Instellingen van apparatuur of software worden gewijzigd.
Hoofdstuk 5.
Artikel 5.4.
Jaarlijkse interne audit
Onderdeel van Handboek vervanging documenten vanaf 01-07-2024