De scanapparatuur wordt onderhouden middels een onderhoudscontract met de IRvN. Voor de scansoftware is een onderhoudscontract afgesloten met leverancier BCT. De grootformaat scanner wordt onderhouden door leverancier HP. Jaarlijks wordt er een revisie op de scanners uitgevoerd en er is een onderhoudscontract afgesloten voor storingen en/of calamiteiten.
Aangezien er iedere werkdag uitvoerige scancontroles worden uitgevoerd, worden de scanners, beeldschermen en scansoftware ook iedere dag getest. De grootformaat scanner wordt halfjaarlijks gebruikt en daardoor ook getest. Op de kwaliteit van OCR wordt niet gecontroleerd. Dit is een laag risico, want OCR wordt in de organisatie nauwelijks als zoekingang gebruikt.
Hoofdstuk 6.
Artikel 6.3
Onderhoud scanners en beeldschermen
Onderdeel van Handboek vervanging documenten vanaf 01-07-2024