De in gebruik zijnde scansoftware is Corsa Capture. Voor het scannen naar Djuma worden de documenten naar een beveiligde map geëxporteerd en vanuit daar in Djuma geregistreerd of klaargezet voor registratie in een vakapplicatie.
De volgende kwaliteitseisen gelden voor de scans en/of de scanapparatuur:
documenten worden volledig gedigitaliseerd en geïndexeerd;
het gescande document staat rechtop;
het gescande document moet de originele schaal weergeven conform het origineel;
de horizontale positionering moet waterpas zijn;
scannen geschiedt standaard in kleur;
scannen geschiedt dubbelzijdig, met automatische herkenning van lege bladzijden;
lege bladzijden worden automatisch verwijderd uit de scan;
documenten worden gescand in PDF/A;
de minimale kwaliteit van de resolutie van de scan is 300 DPI;
de scanner wordt regelmatig gereinigd door de medewerker Informatiebeheer.
Nadat de scan is gecontroleerd vindt er geen bewerking meer van de scan plaats.
Hoofdstuk 6.
Artikel 6.2.
Scansoftware werkafspraken
Onderdeel van Handboek vervanging documenten vanaf 01-07-2024