De gemeente Best wenst vervanging vanwege:
- - Volledig digitaal werken: De gemeente Best wil volledig digitaal werken en kiest vervanging van papier boven digitalisering, omdat bij digitalisering blijven de papieren versies gelden als de originele archiefbescheiden. Wat ervoor zorgt dat de papieren versies bewaard moeten blijven.
- - Voorkomen hybride situatie: Een nadeel van digitalisering ten opzichte van vervanging is, dat digitalisering zorgt voor een toenemende hybride situatie. Een hybride situatie brengt dubbele beheerlasten met zich mee, namelijk zowel beheer op het analoge origineel als op de digitale kopie.
- - Slechte materiële staat: Indien archiefbescheiden in slechte materiële staat verkeren, kan vervanging noodzakelijk zijn om de gegevens veilig te stellen voor de toekomst.
Dit handboek is van toepassing op vervanging van informatie in een lopend werkproces.