De vervanging van bestaande dossiers die volledig analoog zijn, vereist zorgvuldige afweging. De gemeente Best neemt het besluit om analoge dossiers, zoals hierboven genoemd, niet te vervangen. De gemeente Best motiveert dit als volgt:
- - Aanwezigheid van risico’s van informatieverlies.
- - Kosten; zowel voor de uitvoering van het vervangingsproces als voor het beheer van de digitale reproducties.
- - Indien archiefbescheiden een geheel vormen met al analoge overgebrachte archiefbescheiden ontstaat er door vervanging een hybride archief. De gemeente Best werkt sinds 2010 geheel digitaal. De archieven tot 2009 zijn of worden analoog overgedragen.