De gemeente Best voert eens per kwartaal steekproefsgewijs controles uit om te controleren of de scans voldoen aan de in Hoofdstuk 2. Vaststellen van de benodigde beeldkwaliteit genoemde criteria. Fouten die uit de controle naar boven komen worden door de gemeente hersteld. Zowel een technische controle als visuele controle is noodzakelijk om alle relevante eigenschappen van de digitale reproducties te controleren.
Bij de bepaling van de omvang en frequentie van de steekproef moet een risicoafweging gemaakt worden. Daarom gebruikt de gemeente Best de AQL-methodiek voor het bepalen van de steekproefgrootte en de foutmarge.
De AQL-methodiek maakt het mogelijk om te bepalen welke steekproefgrootte tot betrouwbare resultaten leidt en welke norm gehanteerd moet worden voor acceptatie en afkeuring. Figuur 11Figuur overeenkomstig DIN ISO 2859-1 laat zien welke steekproefgrootte er bij welke hoeveelheid moet worden toegepast. Bijvoorbeeld, wanneer de gemeente 600 documenten wil vervangen, moet de gemeente een steekproefcontrole uitvoeren op 80 documenten.
Vervolgens wordt met onderstaande tabel bepaald wat de batchgrootte is en de acceptatie van de foutmarge.
Indien de marge wordt overschreden wordt de batch opnieuw gescand. We gebruiken inspectielevel II met een foutmarge van 4% voor minor defects en 2,5% voor major defects. Critical defects zijn niet toegestaan.
We hanteren de hiernavolgende tabel.
Constatering
Beoordeling
Conclusie
Bestand is niet in .tiff of archiefwaardige .pdf gescand
Critical defect
Niet goedkeuren
Er is niet gescand op 300 dpi of hoger
Critical defect
Niet goedkeuren
Niet alle pagina’s van het document zijn aanwezig of van de bijlage(n)
Major defect
Batch opnieuw bij 6 fouten
Voor- en achterkant zijn compleet gescand maar het document bevat lege bladzijden
Minor Defect
Batch opnieuw bij 8 fouten
Rotatiefouten
Minor Defect
Batch opnieuw bij 8 fouten
De afmetingen komen niet overeen met het origineel
Minor Defect
Batch opnieuw bij 8 fouten
De kleinste details zijn niet leesbaar gescand
Major defect
Batch opnieuw bij 6 fouten
De scherpte van het beeld is niet vergelijkbaar met het origineel
Major defect
Batch opnieuw bij 6 fouten
De scan bevat strepen of ezelsoren
Minor Defect
Batch opnieuw bij 8 fouten