De rapportage bevat vier onderdelen:
- - Totaaloverzicht gebruik Suwinet-Inkijk (tabel 1)
- - Zorgvuldig gebruik (tabel 2 - 6)
- - Gebruikers en inlogpogingen (tabel 7 - 10)
- - Veilig gebruik (tabel 11 - 12)
| Tabel | Toelichting / signaal | Mogelijke vervolgactie |
| 1 Raadplegingen in Suwinet-Inkijk Deze tabel toont het aantal raadplegingen waarop gegevens worden getoond die bij één of meerdere bronnen zijn opgevraagd. | Oorzaken van afwijking van de trend: Toename van het aantal aanvragen adresonderzoeken; Specifiek thema onderzocht; Wetswijziging waardoor een klantgroep opnieuw moest worden geraadpleegd; Vakantieperiode; Het aantal werkdagen in een maand. | Indien u geen aanwijsbare oorzaak kunt aangeven voor de afwijking kan verder onderzoek nodig zijn. Er kan sprake zijn van oneigenlijk gebruik van Suwinet-Inkijk. Een specifieke rapportage kan inzicht geven. Aan de hand van de specifieke rapportages kunt u conclusies trekken over de afwijkende trend. |
| 2 Aantal raadplegingen van unieke BSN’s Weergave van aantal unieke BSN’s dat binnen een periode is geraadpleegd. | Oorzaken van afwijking van de trend: Toename van het aantal aanvragen adresonderzoeken; Specifiek thema onderzocht; Wetswijziging waardoor een klantgroep opnieuw moest worden geraadpleegd; Vakantieperiode; Het aantal werkdagen in een maand. | Indien u geen aanwijsbare oorzaak kunt aangeven voor de afwijking, kan verder onderzoek nodig zijn. Er kan sprake zijn van oneigenlijk gebruik van Suwinet-Inkijk. Een specifieke rapportage kan inzicht geven. Aan de hand van de specifieke rapportages kunt u conclusies trekken over de afwijkende trend. |
| 3 Aantal raadplegingen per pagina Geeft aan hoeveel keer de pagina per periode is geraadpleegd. | Vooral kijken naar maandelijkse verschillen. Oorzaken van afwijking van de trend: Periodieke controles op het klantenbestand; Een pagina die niet meer beschikbaar was; Een nieuw beschikbare pagina. | Met deze specifieke rapportage heeft u ook snel overzicht in het gebruik van pagina's door uw medewerkers en kunt u processen optimaliseren door medewerkers te informeren over het gebruik van de verschillende pagina's. |
| 4 Aantal raadplegingen binnen en buiten kantoortijd | Raadplegingen buiten kantoortijd zijn over het algemeen te relateren aan thuiswerken. Raadplegingen buiten kantoortijd zijn risicovolle raadplegingen en dienen onderzocht te worden. | Onderzoek kan bestaan uit: Wat is het tijdstip van de raadpleging? Door wie is de raadpleging gedaan? Is de raadpleging gerelateerd aan het klantenbestand? Is het tijdstip verdacht, bijvoorbeeld in de nachtelijke uren? |
| 5 Aantal raadplegingen en gebruikers Gemiddeld aantal raadplegingen per gebruiker. | Om specifiek in te zoomen op het gemiddelde gebruik door de medewerkers is het noodzakelijk om een specifieke rapportage op te vragen. | |
| 6 Top 5 geraadpleegde BSN’s Aandeel ten opzichte van totaal aantal raadplegingen. | Als een BSN relatief veel wordt geraadpleegd kan dit wijzen op misbruik of oneigenlijk gebruik. Het relatief veel raadplegen kan de volgende oorzaken hebben: Er zijn veel medewerkers met dezelfde klant bezig. Er wordt iets onderzocht waardoor het BSN vaker moet worden geraadpleegd. Er is sprake van onrechtmatige raadplegingen. | Het is noodzakelijk om een specifieke rapportage op te vragen. Vragen die gesteld kunnen worden zijn: Welk BSN betreft het? Door hoeveel medewerkers is het BSN geraadpleegd? Op welke tijdstippen is het BSN geraadpleegd. |
| 7 Aantal inlogpogingen Aantal inlogpogingen in een periode. | Bij lang niet gebruiken van Suwinet-Inkijk is er al sprake van een verkeerde login. | Indien er meer informatie nodig is moet een specifieke rapportage opgevraagd worden. Deze kan ook gebruikt worden om onrechtmatige inlogpogingen te achterhalen. |
| 8 Top 5 gebruikers Deel van accounts dat de meeste raadplegingen heeft gedaan. | Beperkt aantal gebruikers bij gemeente Asten. Daardoor zijn zij ook verantwoordelijk zijn voor het grootste aantal raadplegingen (ten behoeve van adresonderzoek). | Bij een onevenredig hoog aantal raadplegingen bij een gebruiker is het altijd wenselijk om specifiek te onderzoeken wat er met dit account is gebeurd. Een specifieke rapportage is derhalve altijd op zijn plaats. |
| 9 Gebruikersrollen Overzicht van beschikbare rollen en aantal medewerkers dat voor die rol is geautoriseerd. | In de gebruikersadministratie is het mogelijk om gebruikers toegang te geven tot verschillende pagina's. Het aantal rollen komt niet overeen met het aantal gebruikers omdat een gebruiker meerdere rollen kan hebben. | Voor de rapportage is het van belang dat gekeken wordt naar de juiste toekenning van de autorisaties. Bij een aantal gebruikers is het goed om verder uit te zoeken welke medewerkers de specifieke rol hebben gekregen en of dit echt noodzakelijk is voor de uit te voeren taak. |
| 10 Gebruikers per afdeling | Als een groot deel van de accounts niet gebruikt wordt, kan onderzocht worden waarom bepaalde gebruikers niet actief Suwinet-Inkijk gebruiken en of een account nog strikt noodzakelijk is. Een laag percentage actieve gebruikers kan wijzen op een te ruimhartige verstrekking van autorisaties of een slecht beheer van autorisaties. | |
| 11 Accountstatus | Account OK: Deze status geeft aan dat er met deze accounts niets aan de hand is, de gebruiker is actief en maakt gebruik van zijn account. Account geblokkeerd: Een account wordt geblokkeerd na meer dan 5 foutieve inlogpogingen. Account verlopen: Er is meer dan 45 dagen niet ingelogd. | Bij het geblokkeerde account is het van belang om te kijken hoelang het account op geblokkeerd staat. Als dat een langere tijd is, kan worden afgevraagd hoe de medewerker zijn werk kan doen, of dat er mogelijk geprobeerd wordt misbruik te maken van een account. Bij een geblokkeerd account moet onderzocht worden waarom het account is geblokkeerd. Vragen die hierbij horen zijn: Is de gebruiker langdurig ziek? Is de gebruiker nog in dienst? Is de gebruiker naar een andere afdeling gegaan? Heeft de gebruiker nog een account nodig voor zijn taken? |
| 12 Aantal ongebruikte accounts Aantal accounts dat Suwinet-Inkijk langer dan 90 dagen niet heeft gebruikt. | Met deze tabel kan getoetst worden of gebruikers nog een account voor Suwinet-Inkijk nodig hebben voor de uitvoering van hun taken, of dat er accounts zijn van medewerkers die niet meer in dienst zijn of een andere functie hebben gekregen waardoor ze geen gebruik meer (mogen) maken van Suwinet-Inkijk. | Door het opvragen van een specifieke rapportage kan op gebruikersniveau gecontroleerd worden welke medewerkers wel of niet actief zijn en kan besloten worden accounts te verwijderen of te behouden. |