In deze strategie gaan we in op de uitgangspunten voor communicatie en volgt een beschrijving van onze communicatie-aanpak, de verschillende communicatievormen en -instrumenten die we in kunnen zetten voor de uitvoering van de U&HS. Communicatie is namelijk een middel om naleving te bevorderen en handhaving te versterken.
Uitgangspunten
- - We zijn in onze communicatie duidelijk in wat wel en niet kan of mag en bieden een concreet handelingsperspectief.
- - We leggen niet alleen uit wat de regels zijn, maar vooral ook waarom we doen wat we doen.
- - We doen wat we zeggen en zeggen wat we doen.
- - We gaan uit van een reële inzet van handhavingscapaciteit.
Communicatie-aanpak
Communicatie naar college & raad
Het college en de raad informeren we op vaste momenten over de voortgang en ontwikkelingen die te maken hebben met VTH. Dit gebeurt allereerst door de vaststelling van de ‘Uitvoering- en Handhavingsstrategie’. Het college stelt jaarlijks in december/januari het ‘uitvoeringsprogramma’ vast en stuurt dit ter informatie via een raadsinformatiebrief aan de raad. Tussentijds worden majeure afwijkingen in de voortgang kenbaar gemaakt via de bestuurlijke rapportages. Op die manier leggen we eventuele voorstellen voor herprioritering aan het college voor. Elk jaar vóór 1 mei stelt het college het ‘evaluatieverslag’ vast en stuurt dit ter informatie via een raadsinformatiebrief aan de raad.
VTH-zaken die bestuurlijk gevoelig zijn bespreken we door het jaar heen met de verantwoordelijk portefeuillehouder. Voor APV gerelateerde zaken staat maandelijks (en indien nodig eerder) een overleg ingepland.
Interne communicatie
We zorgen voor een betere verbinding met gemeentebrede programma’s, plannen en beleid. Dit doen we door diverse overleggen zoals projectmatig werken, intaketafel, omgevingsplan e.d. Daarnaast is deze strategie besproken met de RO-medewerkers, toezicht en handhaving en het team Vergunningen.
Externe communicatie
Door op het gebied van de gemeentelijke vergunningstaken algemene informatie te verstrekken op de website van de gemeente en naar behoefte aanvullende informatie te verstrekken (bijvoorbeeld telefonisch, per mail, op afspraak of met een conceptaanvraag [voorbeoordeling] voorafgaand aan de vergunningverleningsfase), probeert de gemeente het naleefgedrag te stimuleren en aan haar inwoners een passende (digitale) dienstverlening te bieden. Bij vergunningverlening is de preventiestrategie voorts gericht op het zo compleet mogelijk indienen van aanvragen, meldingen en informatieverzoeken.
Vergunningverlening legt de basis voor de verdere keten van toezicht en handhaving. Duidelijke regelgeving werkt preventief door in toezicht en handhaving. Zowel voor degene die de vergunning heeft aangevraagd en gekregen (en die nu weet wat er van hem of haar wordt verwacht), als voor omwonenden die zich nu bewust zijn van de activiteiten waardoor klachten worden voorkomen. Ook kan het feit dat er een vergunning is verleend voor een bepaald bouwwerk een signaal vormen voor omwonenden dat zij ook een vergunning nodig hebben voor vergelijkbare initiatieven.
Handhaving onderscheiden we in een preventief en een repressief traject. Preventieve handhaving geschiedt over het algemeen in de vorm van voorlichting (zoals publicaties), toezicht en controles (bedrijfsbezoeken en bezoeken aan bouwlocaties) en het bekijken van luchtfoto’s. Het toezicht en de controles vinden plaats zonder dat daartoe aanleiding is. Dit toezicht en deze controles vinden plaats conform programmatisch handhaven.
Zodra als gevolg van toezicht activiteiten, al dan niet naar aanleiding van een klacht, handhavingsverzoek of eigen constatering, kan er handhavend worden opgetreden door het bevoegd gezag. In de regel wordt allereerst de overtreder ingelicht over het gewenste nalevingsgedrag en worden afspraken gemaakt over het beëindigen van de illegale situatie, het ongedaan maken van de gevolgen en het voorkomen van (nieuwe) overtredingen.
De Omgevingswet zal naar verwachting leiden tot meer toezicht en handhaving achteraf in plaats van aan de voorkant. Dit betekent dat we meer aan preventie moeten doen om achteraf handhaving te voorkomen. Dit gebeurt door de preventieve en voorlichtende rol van vergunningverleners, toezichthouders en boa’s, de inzet van buurtbemiddeling en communicatie instrumenten. Preventie is gericht op het vergroten van bewustwording bij inwoners en bedrijven. Communicatie naar inwoners, ondernemers en organisaties zetten we in met als doel om naleving van wet- en regelgeving binnen het VTH-domein te stimuleren.
Vormen communicatie
Communicatie vindt gericht plaats aan de hand van verschillende communicatievormen:
- - Massacommunicatie: via websites en/of (lokale) media zo veel mogelijk mensen informeren over de regels en de handhaving ervan;
- - Doelgroepgerichte/gebiedsgerichte communicatie: een doelgroep of gebied informeren over de specifieke regels en handhaving die voor hun/dat gebied van toepassing zijn;
- - Individuele communicatie: persoonlijke voorlichting aan een inwoner of bedrijf over de regels en de handhaving ervan.
Informatie over VTH verstrekken wij onder andere via de balie, onze website en lokale media.
Communicatie instrumenten
We hebben verschillende instrumenten die we kunnen inzetten om beter inzicht te krijgen in de doelgroep om tot effectieve communicatie aanpak te komen, waaronder:
- - Vooroverleg
- - Conceptaanvraag
- - Principeverzoek
- - Intaketafel
- - Buurtbemiddeling en mediation
Vooroverleg
Het vooroverleg bij een omgevingsvergunning onder de Omgevingswet is een belangrijke fase waarin initiatiefnemers en de gemeente samen informatie uitwisselen voordat de formele aanvraag wordt ingediend.
Hier zijn de stappen:
- - Vooroverleg aanvragen: De initiatiefnemer kan via de gemeentelijke website een vooroverleg online regelen (principeverzoek of conceptaanvraag). Dit is niet verplicht, maar is wel zinvol. Tijdens het vooroverleg wordt gekeken of alle benodigde informatie beschikbaar is voor een beslissing over het initiatief.
- - Bespreken van het initiatief: Tijdens het vooroverleg bespreken de initiatiefnemer en de gemeente het plan. Dit kan bijvoorbeeld gaan over de haalbaarheid, randvoorwaarden, mogelijke knelpunten en benodigde vergunningen.
Voordelen van een vooroverleg ingeval van een principeverzoek en een conceptaanvraag:
- - Risicovermindering: Knelpunten en risico's worden vroegtijdig geïdentificeerd en kunnen worden aangepakt voordat de formele aanvraag wordt ingediend.
- - Efficiëntie: Het proces verloopt vaak sneller omdat de formele aanvraag beter is afgestemd op de eisen en verwachtingen van de gemeente.
Kostenefficiëntie: Potentiële kostenbesparingen door het vermijden van late aanpassingen en afwijzingen.
Het vooroverleg bestaat uit een conceptaanvraag of een principeverzoek. Deze worden hieronder toegelicht:
Conceptaanvraag
Een initiatiefnemer kan een conceptaanvraag indienen voor een voorlopige toetsing van de haalbaarheid van een initiatief. Een conceptaanvraag dient om een plan te laten toetsen op haalbaarheid.
De gemeente Asten toetst een aantal onderdelen (in de onderstaande volgorde):
- - Vergunningsvrij of niet.
- - In overeenstemming met het omgevingsplan of niet.
- - Afwijken van het omgevingsplan voorstelbaar of niet.
- - Voldoet de aanvraag aan de bepalingen in het welstandsbeleid.
Op de website staat een aanvraagformulier dat hiervoor ingevuld dient te worden.
Met een conceptaanvraag is er nog geen toestemming om het (bouw)plan uit te voeren. We geven de mogelijkheid aan de initiatiefnemer om het bouwplan persoonlijk toe te lichten aan de Commissie Ruimtelijke Kwaliteit. Als er een aanpassing van het omgevingsplan nodig is, dient, bij complexere gevallen, er een principeverzoek te worden aangevraagd. Bij een principeverzoek krijgt een initiatiefnemer een oordeel van het college van burgemeester en wethouders over de aanvraag.
We doen ons best binnen 4 tot 6 weken antwoord te geven op de conceptaanvraag.
Principeverzoek
In een omgevingsplan beschrijft de gemeente hoe gronden en gebouwen gebruikt mogen worden. Wanneer iemand een perceel, gebouw of ruimte anders wil gebruiken dan is toegestaan volgens het omgevingsplan, kan er een principeverzoek worden ingediend. Via de website van de gemeente maken wij duidelijk hoe men een principeverzoek online kan indienen. In een principeverzoek dient de aanvrager het (bouw)plan te beschrijven en aangeven wat en waar de activiteiten gaan plaatsvinden. Wij beoordelen de haalbaarheid van het principeverzoek. We bekijken onder andere of het (bouw)plan past binnen het gemeentelijk en provinciaal beleid. Nadat het (bouw)plan is beoordeeld, neemt het college van burgemeester en wethouders een standpunt in. Dit noemen we een principe-uitspraak. De aanvrager ontvangt een brief waarin we uitleggen waarom we wel of geen medewerking verlenen. Hierin benoemen we ook de belangrijkste voorwaarden.
Intaketafel
We maken in onze gemeente gebruik van de interne intaketafel. Het doel van de intaketafel is om te bepalen of een initiatief wenselijk. Als een initiatief wenselijk is dan wordt bepaald of deze kansrijk is. De behandelaar van de zaak maakt gebruik van een zogenaamde checklist.
De basiswerkwijze voor de intaketafel is hieronder schematisch weergegeven.
Een goede participatie vormt een belangrijke voorbereiding op de formele aanvraag. Participatie voorafgaand aan de aanvraag dient door de initiatiefnemer zelf verzorgd te worden. De Omgevingswet vereist bij het indienen van de omgevingsvergunning dat er verantwoording wordt afgelegd over de vraag of en hoe participatie is toegepast. Het is lastig om goede participatie formeel af te dwingen, maar de gemeente kan wel richtlijnen en verplichtingen opstellen voor bepaalde categorieën initiatieven. We hebben hiervoor een handreiking omgevingsdialoog opgesteld waarin een toelichting voor het organiseren, voeren en omschrijven van een omgevingsdialoog staan beschreven.
De handreiking bevat de volgende stappen:
- - Definieer of sprake is van een klein, middelgroot of groot initiatief
- - Definieer de omgeving en belanghebbenden
- - Breng de omgeving tijdig op de hoogte van de omgevingsdialoog
- - Geef aan wat de vorm en het doel is van de omgevingsdialoog
- - Voer de omgevingsdialoog
- - Leg de uitkomsten van de omgevingsdialoog vast
- - Maak een eindverslag en voeg dit toe bij uw stukken voor de gemeente
Onvoldoende voorbereiding bij de intaketafel, regionale omgevingstafel en participatie kunnen ertoe leiden dat de gemeente in de knoop komt bij de tijdige beslissing over de formele aanvraag of dat er bezwaarschriftenprocedures ontstaan. Onder de Omgevingswet kan bij een niet-tijdige beslissing een dwangsom en/of boetes opgelegd worden.
Na de intaketafel, regionale omgevingstafel en participatie verrichten wij de voorbereiding die tot het formele traject leidt. Het formele traject leggen we uit in de vergunningenstrategie.
Buurtbemiddeling en mediation
Bij bezwaren tegen vergunningen of afwijzing van handhavingsverzoeken wordt altijd eerst geprobeerd om via een tafelgesprek (mediation) tot een oplossing te komen. Als dit niet lukt of als men hier geen gebruik van maakt, wordt de zaak behandeld door de bezwaarschriftencommissie van de gemeente en/of door de rechter. Bij handhavingszaken zal tot aan het opleggen van een sanctiemaatregel geprobeerd worden via overleg een overtreding ongedaan te laten maken. Dit kan bij de constatering door de toezichthouder of gedurende het handhavingstraject plaatsvinden.
Buurtbemiddeling kan bij het oplossen van burenruzies helpen. Het doel is om het gesprek tussen buurtbewoners op gang te brengen en hen te ondersteunen bij het maken van afspraken om toekomstige overlast te voorkomen. Betrokken partijen moeten wel bereid zijn om samen te werken. Politie en justitie blijven in beginsel buiten beeld bij buurtbemiddeling.
Ervaringen in vergunningen, handhaving en toezicht laten zien dat mediation/buurtbemiddeling effectief is. Er zijn minder juridische procedures nodig en veel zaken worden op vreedzame wijze opgelost. Goede communicatie met de klant is minstens zo belangrijk als een tijdige beslissing, en voorkomt juist geschillen en conflicten. Het bespaart tijd, geld en administratieve lasten en leidt vaak tot win-win situaties