**1..** Een officiële melding kan gedaan worden als de melder op het moment van melden redelijke gronden heeft om aan te nemen dat de te melden informatie juist is. De melder hoeft geen positief bewijs te hebben, maar de informatie moet voldoende aannemelijk zijn dat de schending/misstand heeft plaatsgevonden of zeer waarschijnlijk zal plaatsvinden. Ongefundeerde vermoedens en geruchten vallen hier niet onder. Een officiële interne melding kan gedaan worden door een persoon die bij de organisatie in dienst is of was. Een officiële interne melding kan ook gedaan worden door een sollicitant en een persoon die niet bij de organisatie in dienst is of was, maar die door zijn werkzaamheden wel met de organisatie in aanraking is gekomen. (zie definitie van het begrip ‘melder’ onder artikel 1 sub k).
**2..** Het heeft de voorkeur dat de melder zijn officiële melding intern doet. Intern melden is het meest effectieve middel om de situatie te redresseren. De informatie komt dan immers terecht bij personen binnen de organisatie die daarop direct kunnen ageren. Dit vergt een open en toegankelijke cultuur waar tegenspraak wordt omarmd en niet gestraft. Zo’n cultuur is essentieel voor het voorkomen of beperken van integriteitsschendingen en misstanden. Maar de melder kan op grond van artikel 10 van deze regeling ook direct een melding doen van een vermoeden van een misstand bij een bevoegde autoriteit of de afdeling onderzoek van het Huis voor Klokkenluiders.
**3..** Een melder met een vermoeden van een integriteitsschending of misstand doet daarvan officiële melding bij de integriteitsfunctionaris. Voordat een officiële melding bij de integriteitsfunctionaris wordt gedaan, kan dit informeel besproken worden met de leidinggevende, directeur van de betreffende afdeling (wanneer de melding jouw leidinggevende betreft) ofwel de externe vertrouwenspersoon.
**4..** Melders kunnen hun officiële melding schriftelijk of mondeling doen, zowel telefonisch, via spraakbericht, per mail als in persoon.
**5..** Een officiële mondelinge melding wordt geregistreerd door:
Het maken van een gespreksopname in een duurzame en opvraagbare vorm. Hiervoor is voorafgaande instemming van de melder vereist; of
Een volledige en nauwkeurige schriftelijke weergave van het gesprek, waarbij de melder de gelegenheid krijgt om deze weergave te controleren, te corrigeren en voor akkoord te ondertekenen.
**6..** De integriteitsfunctionaris stuurt de officiële melding na vermelding aan de melder direct door naar de gemeentesecretaris. Na overleg kan worden besloten om deze melding ook eventueel naar directeur en afdelingshoofd te sturen. Deze personen kunnen in de verdere afhandeling van het onderzoek betrokken worden.
**7..** De integriteitsfunctionaris stuurt namens de gemeentesecretaris de melder binnen zeven dagen na ontvangst van de melding een ontvangstbevestiging van de melding, tenzij de melder uitdrukkelijk anders verzoekt of op redelijke gronden wordt geoordeeld dat de ontvangstbevestiging de melder in gevaar brengt. De ontvangstbevestiging bevat tenminste een zakelijke beschrijving van de melding en de datum waarop deze is ontvangen. Een afschrift van de melding wordt bijgevoegd.
**8..** Een officiële melding laat de wettelijke verplichting tot het doen van aangifte van een strafbaar feit onverlet. In het geval strafrechtelijk onderzoek door politie/officier van justitie wordt ingesteld, kan gelijktijdig een eigen onderzoek worden uitgevoerd. Het strafrechtelijk traject en het gemeentelijk onderzoek zijn afzonderlijke trajecten.
Artikel 5
Officiële interne melding
Onderdeel van Regeling melden vermoeden van integriteitsschending of misstand