Intitulé

Directiebesluit budgethoudersregeling Gemeente Alphen aan den Rijn 2025

De algemeen directeur, tevens gemeentesecretaris van Gemeente Alphen aan den Rijn;

Overwegende dat:

Ten behoeve van het beheersen van de budgetten het gewenst is om zoveel mogelijk bevoegdheden te mandateren aan ambtelijke medewerkers die in staat zijn tot een adequate budgetbeheersing;

De algemeen directeur in zijn bevoegdheden wordt bijgestaan door de directeuren, die vervolgens worden bijgestaan door managers voor opgaven, concerncontrollers, sectormanagers, programmamanagers, teammanagers, projectmanagers en ambtelijke medewerkers van Gemeente Alphen aan den Rijn;

Gelezen het nu geldende mandaatbesluit Gemeente Alphen aan den Rijn;

Gelet op de:

Besluit vast te stellen de:

Directiebesluit budgethoudersregeling Gemeente Alphen aan den Rijn 2025

Hoofdstuk 1 – Algemeen

Artikel 1.1 Algemeen en budgethouders

Voor de algemene en budgethouders onderdelen wordt aangesloten bij hetgeen is bepaald in het collegebesluit, tenzij anders is bepaald.

Artikel 1.2 Aanvullende begrippen

Voor de begrippen wordt aangesloten bij hetgeen is bepaald in het collegebesluit, tenzij anders is bepaald. Hieronder de aanvullende begrippen:

Contract: Is een overeenkomst of een vergelijkbaar document met financiële gevolgen waarin de levering van goederen, aanneming van werk en/of aanneming van diensten aan en/of door Gemeente Alphen aan den Rijn wordt geregeld.

Investeringskrediet: Dit is een krediet voor een investering zoals beschreven in de nota vaste activa. Het nut van deze investering strekt zich veelal over meerdere jaren uit.

Verbonden Partij: Dit is een rechtspersoon waarin Gemeente Alphen aan den Rijn een bestuurlijk en/of financieel belang heeft.

Verplichting: Is het aangaan van een overeenkomst met financiële gevolgen. Deze overeenkomst met financiële gevolgen kan betrekking hebben op de levering van goederen, aanneming van werk en/of aanneming van diensten aan en/of door Gemeente Alphen aan den Rijn. Een verplichting heeft betrekking op lasten en/of baten.

Vierogen principe: Is de functiescheiding in het financiële proces tussen degenen die een betaling initieert of goedkeurt en degene die de geleverde prestatie controleert.

Hoofdstuk 2 – Verantwoordelijkheden, bevoegdheden en taken

Artikel 2.1 Verantwoordelijkheden

2.1.1 De domeinbudgethouder

  • - Is binnen zijn/haar domein verantwoordelijk voor de beheersing van de uitgaven door een rechtmatige, doelmatige en doeltreffende inzet van de door de masterbudgethouder ter beschikking gestelde middelen in overeenstemming met de begrotingsuitvoering van zijn/haar budgetten, alsmede de tussentijdse begrotingswijzigingen en het realiseren van inkomsten binnen de kaders van de vastgestelde begroting inclusief tussentijdse wijzigingen.
  • - Is binnen zijn/haar domein verantwoordelijk voor zijn/haar budgetten voor het afleggen van verantwoording aan de masterbudgethouder over de inhoudelijke en financiële begrotingsuitvoering van de taken uit deze regeling. Deze verantwoording vindt plaats binnen de kaders van de relevante wet- en regelgeving, de vastgestelde planning, (werk)afspraken en kwaliteit in het kader van de planning en control cyclus. Dat zijn onder andere de Gemeentewet artikel 212 en de nu geldende Financiële Verordening.
  • - Is binnen zijn/haar domein verantwoordelijk voor de rapportage van het totaal van budgetafwijkingen op het niveau van de taakvelden in de bestuurlijke planning en control cyclus.
  • - Dient zich binnen zijn/haar domein voortdurend bewust te zijn van de verantwoordelijkheid voor de tijdige en inhoudelijk kwalitatief goede afhandeling van zaken, inclusief de schriftelijke uitwerking daarvan.
  • - Dient binnen zijn/haar domein voortdurend en proactief de masterbudgethouder en de gemandateerde budgethouders te informeren over de uitoefening van het budgetbeheer en over ontwikkelingen die relevant zijn voor het budget en/of budgetbeheer. Bij de uitoefening van dat budgetbeheer kan de domeinbudgethouder altijd per geval, of in het algemeen, instructies en aanwijzingen geven.
  • - In tijde van afwezigheid kan de domeinbudgethouder een vervanger aanwijzen op gelijk of hoger hiërarchisch niveau.

Artikel 2.2 Bevoegdheden

In het verlengde van de verantwoordelijkheden gelden de volgende bevoegdheden:

  • - De domeinbudgethouder kan binnen zijn/haar domein voor het beheer van bijzondere kosten, zoals personeelskosten, bijdragen aan verbonden partijen en kapitaalslasten, een centrale budgethouder aanwijzen. Dit komt tot uitdrukking in de begroting.
  • - De domeinbudgethouder kan binnen zijn/haar domein instructies geven aan een opgavebudgethouder, sectorbudgethouder, programmabudgethouder, teambudgethouder, projectbudgethouder of deelbudgethouder over de administratieve vastlegging en verantwoording.
  • - De domeinbudgethouder is binnen zijn/haar domein bevoegd opdrachten te verlenen tot levering van goederen, aanneming van werk en verlening van diensten op basis van zijn/haar rol en functie.
  • - De domeinbudgethouder is binnen zijn/haar domein bevoegd om met een verkoopnota, declaratie of beschikking opdracht te geven aan Bedrijfsvoering - Team Financiële Administratie tot het innen van een som geld van een derde partij.
  • - De domeinbudgethouder is binnen zijn/haar domein bevoegd om uitsluitend bij onvoorziene, onontkoombare en niet uit te stellen zaken diens budget te overschrijden tot maximaal 5% van het desbetreffende budget, op voorwaarde dat hij/zij de masterbudgethouder hierover zo spoedig mogelijk informeert.

Artikel 2.3 Taken

Hieronder staan de taken, in het verlengde van de verantwoordelijkheden en bevoegdheden, beschreven:

  • - De domeinbudgethouder informeert de masterbudgethouder tijdig over verwachte of gesignaleerde overschrijdingen en onderschrijdingen van de aan hem/haar toegekende budgetten.
  • - De domeinbudgethouder zorgt bij onvoldoende financiële dekking en/of een dreigende overschrijding binnen zijn/haar domein voor een advies aan de masterbudgethouder met het verzoek aan het college om een aanvullend budget beschikbaar te stellen.

Hoofdstuk 3 – Overige bepalingen

Artikel 3.1 Budgetverschuivingen

  • - De domeinbudgethouder is binnen zijn/haar domein bevoegd om nadere uitzonderingen voor verschuivingen te benoemen indien dit wenselijk wordt geacht voor de bedrijfsvoering.
  • - De in het eerste lid genoemde bevoegdheid geldt niet voor de ruimte bij investeringsbudgetten of budgetten ten laste van voorzieningen. Voor de verhoging van investeringsbudgetten moet de raad toestemming verlenen. Voor de wijziging van budgetten ten laste van voorzieningen moet het college toestemming verlenen.
  • - Niet alle kostensoorten komen voor verschuiving in aanmerking. Uitgezonderd voor verschuiving zijn de kostensoorten:
    • - Verrekening met reserves en voorzieningen;
    • - Kapitaallasten, rente en afschrijving.

Doelstelling van bovenstaande uitgezonderde kostensoorten is dat budgetten voor bijvoorbeeld kapitaallasten niet worden ingezet voor de inhuur van derden of de aanschaf van goederen en diensten.

Artikel 3.2 Integriteitsbeginsel

De domeinbudgethouder is verplicht om binnen zijn/haar domein alles te doen wat voor een goede uitoefening van de functie nodig is. Hij/Zij handelt integer. De domeinbudgethouder kan zich hierbij niet op onvolledigheid van deze regeling of ander voorschrift beroepen bij het nalaten van datgene wat naar redelijkheid tot de functie wordt geacht te behoren.

Artikel 3.3 Hardheidsclausule

In gevallen waarin deze directiebesluit budgethoudersregeling niet voorziet beslist de masterbudgethouder.

Artikel 3.4 Vervallen oude regeling

De directiebesluit budgethoudersregeling Gemeente Alphen aan den Rijn 2019 vervalt bij inwerkingtreding van de directiebesluit budgethoudersregeling Gemeente Alphen aan den Rijn 2025.

Artikel 3.5 Citeertitel Inwerkingtreding

Deze regeling wordt aangehaald als ‘Directiebesluit budgethoudersregeling Gemeente Alphen aan den Rijn 2025’ en treedt in werking op de dag, volgende op de dag van de bekendmaking ervan.

Ondertekening

De directie Gemeente Alphen aan den Rijn, dd. 3 juni 2025

De algemeen directeur, tevens gemeentesecretaris,

F. van den Berg-Janssen

(waarnemend)