Intitulé

Sectormanagersbesluit budgethoudersregeling Gemeente Alphen aan den Rijn 2025

De sectormanagers van Gemeente Alphen aan den Rijn;

Overwegende dat:

Ten behoeve van het beheersen van de budgetten het gewenst is om zoveel mogelijk bevoegdheden te mandateren aan ambtelijke medewerkers die in staat zijn tot een adequate budgetbeheersing;

Gelezen het nu geldende sectormanagersbesluit onder mandaat Gemeente Alphen aan den Rijn;

Gelet op de:

Besluit vast te stellen de:

Sectormanagersbesluit budgethoudersregeling Gemeente Alphen aan den Rijn 2025

Hoofdstuk 1 – Algemeen

Artikel 1.1 Algemeen en budgethouders

Voor de algemene en budgethouders onderdelen wordt aangesloten bij hetgeen is bepaald in het collegebesluit, tenzij anders is bepaald.

Artikel 1.2 Aanvullende begrippen

Voor de begrippen wordt aangesloten bij hetgeen is bepaald in het collegebesluit en de aanvullende begrippen in het directiebesluit, tenzij anders is bepaald.

Hoofdstuk 2 – Verantwoordelijkheden, bevoegdheden en taken

Artikel 2.1 Verantwoordelijkheden

2.1.1 De sectorbudgethouder

  • - Is binnen zijn/haar sector verantwoordelijk voor de beheersing van de uitgaven door een rechtmatige, doelmatige en doeltreffende inzet van de door de domeinbudgethouder ter beschikking gestelde middelen in overeenstemming met de begrotingsuitvoering van zijn/haar budgetten, alsmede de tussentijdse begrotingswijzigingen en het realiseren van inkomsten binnen de kaders van de vastgestelde begroting inclusief tussentijdse wijzigingen.
  • - Is binnen zijn/haar sector verantwoordelijk voor zijn/haar budgetten voor het afleggen van verantwoording aan de domeinbudgethouder over de inhoudelijke en financiële begrotingsuitvoering van de taken uit deze regeling. Deze verantwoording vindt plaats binnen de kaders van de relevante wet- en regelgeving, de vastgestelde planning, (werk)afspraken en kwaliteit in het kader van de planning en control cyclus. Dat zijn onder andere de Gemeentewet artikel 212 en de nu geldende Financiële Verordening.
  • - Is binnen zijn/haar sector verantwoordelijk voor de rapportage van het totaal van budgetafwijkingen op het niveau van de taakvelden in de bestuurlijke planning en control cyclus.
  • - Dient zich binnen zijn/haar sector voortdurend bewust te zijn van de verantwoordelijkheid voor de tijdige en inhoudelijk kwalitatief goede afhandeling van zaken, inclusief de schriftelijke uitwerking daarvan.
  • - Dient binnen zijn/haar sector voortdurend en proactief de domeinbudgethouder en de gemandateerde budgethouders te informeren over de uitoefening van het budgetbeheer en over ontwikkelingen die relevant zijn voor het budget en/of budgetbeheer. Bij de uitoefening van dat budgetbeheer kan de sectorbudgethouder altijd per geval, of in het algemeen, instructies en aanwijzingen geven.
  • - In tijde van afwezigheid kan de sectorbudgethouder een vervanger aanwijzen op gelijk of hoger hiërarchisch niveau.

Artikel 3.2 Bevoegdheden

In het verlengde van de verantwoordelijkheden gelden de volgende bevoegdheden:

  • - De sectorbudgethouder kan binnen zijn/haar sector voor het beheer van bijzondere kosten, zoals personeelskosten, bijdragen aan verbonden partijen en kapitaalslasten, een centrale budgethouder aanwijzen. Dit komt tot uitdrukking in de begroting.
  • - De sectorbudgethouder kan binnen zijn/haar sector instructies geven aan een opgavebudgethouder, programmabudgethouder, teambudgethouder, projectbudgethouder of deelbudgethouder over de administratieve vastlegging en verantwoording.
  • - De sectorbudgethouder is binnen zijn/haar sector bevoegd opdrachten te verlenen tot levering van goederen, aanneming van werk en verlening van diensten op basis van zijn/haar rol en functie.
  • - De sectorbudgethouder is binnen zijn/haar sector bevoegd om met een verkoopnota, declaratie of beschikking opdracht te geven aan Bedrijfsvoering - Team Financiële Administratie tot het innen van een som geld van een derde partij.
  • - De sectorbudgethouder is binnen zijn/haar sector bevoegd om uitsluitend bij onvoorziene, onontkoombare en niet uit te stellen zaken diens budget te overschrijden tot maximaal 5% van het desbetreffende budget, op voorwaarde dat hij/zij de domeinbudgethouder hierover zo spoedig mogelijk informeert.

Artikel 2.3 Taken

Hieronder staan de taken, in het verlengde van de verantwoordelijkheden en bevoegdheden, beschreven:

  • - De sectorbudgethouder informeert de domeinbudgethouder tijdig over verwachte of gesignaleerde overschrijdingen en onderschrijdingen van de aan hem/haar toegekende budgetten.
  • - De sectorbudgethouder zorgt bij onvoldoende financiële dekking en/of een dreigende overschrijding binnen zijn/haar domein voor een advies aan de domenbudgethouder met het verzoek via de masterbudgethouder aan het college om een aanvullend budget beschikbaar te stellen.

Hoofdstuk 3 – Overige bepalingen

Artikel 3.1 Budgetverschuivingen

  • - De sectorbudgethouder is binnen zijn/haar sector bevoegd om nadere uitzonderingen voor verschuivingen te benoemen indien dit wenselijk wordt geacht voor de bedrijfsvoering.
  • - De in het eerste lid genoemde bevoegdheid geldt niet voor de ruimte bij investeringsbudgetten of budgetten ten laste van voorzieningen. Voor de verhoging van investeringsbudgetten moet de raad toestemming verlenen. Voor de wijziging van budgetten ten laste van voorzieningen moet het college toestemming verlenen.
  • - Niet alle kostensoorten komen voor verschuiving in aanmerking. Uitgezonderd voor verschuiving zijn de kostensoorten:
    • - Verrekening met reserves en voorzieningen;
    • - Kapitaallasten, rente en afschrijving.

Doelstelling van bovenstaande uitgezonderde kostensoorten is dat budgetten voor bijvoorbeeld kapitaallasten niet worden ingezet voor de inhuur van derden of de aanschaf van goederen en diensten.

Artikel 3.2 Integriteitsbeginsel

De sectorbudgethouder is verplicht om binnen zijn/haar sector alles te doen wat voor een goede uitoefening van de functie nodig is. Hij/Zij handelt integer. De sectorbudgethouder kan zich hierbij niet op onvolledigheid van deze regeling of ander voorschrift beroepen bij het nalaten van datgene wat naar redelijkheid tot de functie wordt geacht te behoren.

Artikel 3.3 Hardheidsclausule

In gevallen waarin deze sectormanagersbesluit budgethoudersregeling niet voorziet beslist de domeinbudgethouder.

Artikel 3.4 Citeertitel Inwerkingtreding

Deze regeling wordt aangehaald als ‘Sectormanagersbesluit budgethoudersregeling Gemeente Alphen aan den Rijn 2025’ en treedt in werking op de dag, volgende op de dag van de bekendmaking ervan.

Ondertekening

De sectormanagers Gemeente Alphen aan den Rijn , dd. 3 juni 2025

De algemeen directeur, tevens gemeentesecretaris,

F. van den Berg-Janssen

(waarnemend)