Intitulé

Teammanagersbesluit budgethoudersregeling Gemeente Alphen aan den Rijn 2025

Ten behoeve van het beheersen van de budgetten is het wenselijk om zoveel mogelijk bevoegdheden te mandateren aan ambtelijke medewerkers die in staat zijn tot een adequate budgetbeheersing. Het college van burgemeester en wethouders van Gemeente Alphen aan den Rijn en de burgemeester van Gemeente Alphen aan den Rijn, elk handelend voor zover het de eigen bevoegdheden betreft, verleent mandaat aan de algemeen directeur.

De algemeen directeur mandateert de aan hem/haar toegewezen budgetten aan de directeuren. Vervolgens mandateren de directeuren de aan hen toegewezen budgetten aan de managers voor opgaven, concerncontrollers, sectormanagers, programmamanagers en de direct ondergeschikte medewerkers.

De sectormanagers mandateren op hun beurt de aan hen toegewezen budgetten aan de managers voor opgaven, programmamanagers, teammanagers en de direct ondergeschikte medewerkers.

De teammanagers mandateren daarna de aan hen toegewezen budgetten aan de projectmanagers en de direct ondergeschikte medewerkers waarbij er gelet wordt op de:

Hoofdstuk 1 – Algemeen

Artikel 1.1 Algemeen en budgethouders

Voor de algemene en budgethouders onderdelen wordt aangesloten bij hetgeen is bepaald in het collegebesluit, tenzij anders is bepaald.

Artikel 1.2 Aanvullende begrippen

Voor de begrippen wordt aangesloten bij hetgeen is bepaald in het collegebesluit en de aanvullende begrippen in het directiebesluit, tenzij anders is bepaald.

Hoofdstuk 2 – Verantwoordelijkheden, bevoegdheden en taken

Artikel 2.1 Verantwoordelijkheden

2.1.1 De opgavebudgethouder

  • - Is verantwoordelijk voor de beheersing van de uitgaven door een rechtmatige, doelmatige en doeltreffende inzet van de door de domeinbudgethouder of sectorbudgethouder ter beschikking gestelde middelen in overeenstemming met de begrotingsuitvoering van zijn/haar budgetten, alsmede de tussentijdse begrotingswijzigingen en het realiseren van inkomsten binnen de kaders van de door de raad vastgestelde begroting inclusief tussentijdse wijzigingen door het college.
  • - Is verantwoordelijk voor zijn/haar budgetten voor het afleggen van verantwoording aan de domeinbudgethouder of sectorbudgethouder over de inhoudelijke en financiële begrotingsuitvoering van de taken uit deze regeling. Deze verantwoording vindt plaats binnen de kaders van de relevante wet- en regelgeving, de vastgestelde planning, (werk)afspraken en kwaliteit in het kader van de planning en control cyclus. Dat zijn onder andere de Gemeentewet artikel 212 en de nu geldende Financiële Verordening.
  • - Is verantwoordelijk voor de rapportage binnen zijn/haar opgave van het totaal van budgetafwijkingen op het niveau van de taakvelden in de bestuurlijke planning en control cyclus.
  • - Dient zich binnen zijn/haar opgave voortdurend bewust te zijn van de verantwoordelijkheid voor de tijdige en inhoudelijk kwalitatief goede afhandeling van zaken, inclusief de schriftelijke uitwerking daarvan.
  • - Dient binnen zijn/haar opgave voortdurend en proactief de domeinbudgethouder of de sectorbudgethouder en de budgetbeheerders te informeren over de uitoefening van het budgetbeheer en over ontwikkelingen die relevant zijn voor het budget en/of budgetbeheer.
  • - Kan in tijde van afwezigheid een vervanger aanwijzen op gelijk of hoger hiërarchisch niveau.
  • - Is verantwoordelijk voor de ontwikkeling van prestatiegegevens, indicatoren, kentallen etc.
  • - Wijst voor zijn/haar budget budgetbeheerders (prestatie-akkoordverklaarders) aan. De toewijzing gebeurt in alle gevallen schriftelijk of per e-mail.
  • - Kan verplichtingen aangaan nadat geconstateerd is dat het budget:
    • - Toereikend is;
    • - Uitsluitend wordt besteed voor het doel waarvoor het budget beschikbaar is gesteld.
  • - Is verantwoordelijk om zicht te houden op de prestatielevering door gecontracteerde partners, samenwerkingspartners, verbonden partijen en gesubsidieerde instellingen en houdt er toezicht op dat juiste, volledige, betrouwbare, tijdige en relevante informatie beschikbaar komt over de prestaties en waar mogelijk de realisatie van de gemeentelijke doelen.
  • - Is verantwoordelijk voor het vragen aan de gecontracteerde partners, samenwerkingspartners, verbonden partijen en gesubsidieerde instellingen om op de factuur een herleidbare codering (opdrachtnummer, verplichtingennummer, routenummer) op te nemen.
  • - Is verantwoordelijk voor het via het financieel systeem administreren van de budgetten en het voeren van budgetbewaking, teneinde effectief en efficiënt te sturen op en beheersen van de budgetten en de bijbehorende rapportage.
  • - Is verantwoordelijk voor het toepassen van het vierogen principe, zodat er functiescheiding geldt in het financiële proces.
  • - Is verantwoordelijk voor het zorgdragen dat gecontracteerde partners, samenwerkingspartners, verbonden partijen en gesubsidieerde instellingen binnen de betalingstermijn betaald krijgen, mits de inkoopfactuur en de prestatielevering akkoord zijn.

2.1.2 De programmabudgethouder

  • - Is verantwoordelijk voor de beheersing van de uitgaven door een rechtmatige, doelmatige en doeltreffende inzet van de door de domeinbudgethouder of sectorbudgethouder ter beschikking gestelde middelen in overeenstemming met de begrotingsuitvoering van zijn/haar budgetten, alsmede de tussentijdse begrotingswijzigingen en het realiseren van inkomsten binnen de kaders van de door de raad vastgestelde begroting inclusief tussentijdse wijzigingen door het college.
  • - Is verantwoordelijk voor zijn/haar budgetten voor het afleggen van verantwoording aan de domeinbudgethouder of sectorbudgethouder over de inhoudelijke en financiële begrotingsuitvoering van de taken uit deze regeling. Deze verantwoording vindt plaats binnen de kaders van de relevante wet- en regelgeving, de vastgestelde planning, (werk)afspraken en kwaliteit in het kader van de planning en control cyclus. Dat zijn onder andere de Gemeentewet artikel 212 en de nu geldende Financiële Verordening.
  • - Is verantwoordelijk voor de rapportage binnen zijn/haar programma van het totaal van budgetafwijkingen op het niveau van de taakvelden in de bestuurlijke planning en control cyclus.
  • - Dient zich binnen zijn/haar programma voortdurend bewust te zijn van de verantwoordelijkheid voor de tijdige en inhoudelijk kwalitatief goede afhandeling van zaken, inclusief de schriftelijke uitwerking daarvan.
  • - Dient binnen zijn/haar programma voortdurend en proactief de domeinbudgethouder of de sectorbudgethouder en de budgetbeheerders te informeren over de uitoefening van het budgetbeheer en over ontwikkelingen die relevant zijn voor het budget en/of budgetbeheer.
  • - Kan in tijde van afwezigheid een vervanger aanwijzen op gelijk of hoger hiërarchisch niveau.
  • - Is verantwoordelijk voor de ontwikkeling van prestatiegegevens, indicatoren, kentallen etc.
  • - Wijst voor zijn/haar budget budgetbeheerders (prestatie-akkoordverklaarders) aan. De toewijzing gebeurt in alle gevallen schriftelijk of per e-mail.
  • - Kan verplichtingen aangaan nadat geconstateerd is dat het budget:
    • - Toereikend is;
    • - Uitsluitend wordt besteed voor het doel waarvoor het budget beschikbaar is gesteld.
  • - Is verantwoordelijk om zicht te houden op de prestatielevering door gecontracteerde partners, samenwerkingspartners, verbonden partijen en gesubsidieerde instellingen en houdt er toezicht op dat juiste, volledige, betrouwbare, tijdige en relevante informatie beschikbaar komt over de prestaties en waar mogelijk de realisatie van de gemeentelijke doelen.
  • - Is verantwoordelijk voor het vragen aan de gecontracteerde partners, samenwerkingspartners, verbonden partijen en gesubsidieerde instellingen om op de factuur een herleidbare codering (opdrachtnummer, verplichtingennummer, routenummer) op te nemen.
  • - Is verantwoordelijk voor het via het financieel systeem administreren van de budgetten en het voeren van budgetbewaking, teneinde effectief en efficiënt te sturen op en beheersen van de budgetten en de bijbehorende rapportage.
  • - Is verantwoordelijk voor het toepassen van het vierogen principe, zodat er functiescheiding geldt in het financiële proces.
  • - Is verantwoordelijk voor het zorgdragen dat gecontracteerde partners, samenwerkingspartners, verbonden partijen en gesubsidieerde instellingen binnen de betalingstermijn betaald krijgen, mits de inkoopfactuur en de prestatielevering akkoord zijn.

2.1.3 De teambudgethouder

  • - Is verantwoordelijk voor de beheersing van de uitgaven door een rechtmatige, doelmatige en doeltreffende inzet van de door de sectorbudgethouder ter beschikking gestelde middelen in overeenstemming met de begrotingsuitvoering van zijn/haar budgetten, alsmede de tussentijdse begrotingswijzigingen en het realiseren van inkomsten binnen de kaders van de door de raad vastgestelde begroting inclusief tussentijdse wijzigingen door het college.
  • - Is verantwoordelijk voor zijn/haar budgetten voor het afleggen van verantwoording aan de sectorbudgethouder over de inhoudelijke en financiële begrotingsuitvoering van de taken uit deze regeling. Deze verantwoording vindt plaats binnen de kaders van de relevante wet- en regelgeving, de vastgestelde planning, (werk)afspraken en kwaliteit in het kader van de planning en control cyclus. Dat zijn onder andere de Gemeentewet artikel 212 en de nu geldende Financiële Verordening.
  • - Is verantwoordelijk voor de rapportage binnen zijn/haar team van het totaal van budgetafwijkingen op het niveau van de taakvelden in de bestuurlijke planning en control cyclus.
  • - Dient zich binnen zijn/haar team voortdurend bewust te zijn van de verantwoordelijkheid voor de tijdige en inhoudelijk kwalitatief goede afhandeling van zaken, inclusief de schriftelijke uitwerking daarvan.
  • - Dient binnen zijn/haar team voortdurend en proactief de sectorbudgethouder, projectbudgethouders, deelbudgethouders en de budgetbeheerders te informeren over de uitoefening van het budgetbeheer en over ontwikkelingen die relevant zijn voor het budget en/of budgetbeheer.
  • - Kan in tijde van afwezigheid een vervanger aanwijzen op gelijk of hoger hiërarchisch niveau.
  • - Is verantwoordelijk voor de ontwikkeling van prestatiegegevens, indicatoren, kentallen etc.
  • - Wijst voor zijn/haar budget budgetbeheerders (prestatie-akkoordverklaarders) aan. De toewijzing gebeurt in alle gevallen schriftelijk of per e-mail.
  • - Kan verplichtingen aangaan nadat geconstateerd is dat het budget:
    • - Toereikend is;
    • - Uitsluitend wordt besteed voor het doel waarvoor het budget beschikbaar is gesteld.
  • - Is verantwoordelijk om zicht te houden op de prestatielevering door gecontracteerde partners, samenwerkingspartners, verbonden partijen en gesubsidieerde instellingen en houdt er toezicht op dat juiste, volledige, betrouwbare, tijdige en relevante informatie beschikbaar komt over de prestaties en waar mogelijk de realisatie van de gemeentelijke doelen.
  • - Is verantwoordelijk voor het vragen aan de gecontracteerde partners, samenwerkingspartners, verbonden partijen en gesubsidieerde instellingen om op de factuur een herleidbare codering (opdrachtnummer, verplichtingennummer, routenummer) op te nemen.
  • - Is verantwoordelijk voor het via het financieel systeem administreren van de budgetten en het voeren van budgetbewaking, teneinde effectief en efficiënt te sturen op en beheersen van de budgetten en de bijbehorende rapportage.
  • - Is verantwoordelijk voor het toepassen van het vierogen principe, zodat er functiescheiding geldt in het financiële proces.
  • - Is verantwoordelijk voor het zorgdragen dat gecontracteerde partners, samenwerkingspartners, verbonden partijen en gesubsidieerde instellingen binnen de betalingstermijn betaald krijgen, mits de inkoopfactuur en de prestatielevering akkoord zijn.

2.1.4 De projectbudgethouders en de deelbudgethouders

  • - Zijn medeverantwoordelijk voor de beheersing van de uitgaven door een rechtmatige, doelmatige en doeltreffende inzet van de door de teambudgethouder ter beschikking gestelde middelen in overeenstemming met de begrotingsuitvoering van hun budgetten, alsmede de tussentijdse begrotingswijzigingen en het realiseren van inkomsten binnen de kaders van de door de raad vastgestelde begroting inclusief tussentijdse wijzigingen door het college.
  • - Zijn medeverantwoordelijk voor hun budgetten voor het afleggen van verantwoording aan de teambudgethouder over de inhoudelijke en financiële begrotingsuitvoering van de taken uit deze regeling. Deze verantwoording vindt plaats binnen de kaders van de relevante wet- en regelgeving, de vastgestelde planning, (werk)afspraken en kwaliteit in het kader van de planning en control cyclus. Dat zijn onder andere de Gemeentewet artikel 212 en de nu geldende Financiële Verordening.
  • - Zijn medeverantwoordelijk voor de rapportage van het totaal van budgetafwijkingen op het niveau van de taakvelden in de bestuurlijke planning en control cyclus.
  • - Dienen zich binnen hun budgetten voortdurend bewust te zijn van de verantwoordelijkheid voor de tijdige en inhoudelijk kwalitatief goede afhandeling van zaken, inclusief de schriftelijke uitwerking daarvan.
  • - Dienen binnen hun budgetten voortdurend en proactief de teambudgethouder en de budgetbeheerders te informeren over de uitoefening van het budgetbeheer en over ontwikkelingen die relevant zijn voor het budget en/of budgetbeheer.
  • - Kunnen in tijde van afwezigheid een vervanger aanwijzen op gelijk of hoger hiërarchisch niveau.
  • - Zijn medeverantwoordelijk voor de ontwikkeling van prestatiegegevens, indicatoren, kentallen etc.
  • - Kunnen verplichtingen aangaan nadat geconstateerd is dat het budget:
    • - Toereikend is;
    • - Uitsluitend wordt besteed voor het doel waarvoor het budget beschikbaar is gesteld.
  • - zijn medeverantwoordelijk om zicht te houden op de prestatielevering door gecontracteerde partners, samenwerkingspartners, verbonden partijen en gesubsidieerde instellingen en houden er toezicht op dat juiste, volledige, betrouwbare, tijdige en relevante informatie beschikbaar komen over de prestaties en waar mogelijk de realisatie van de gemeentelijke doelen.
  • - Zijn medeverantwoordelijk voor het vragen aan de gecontracteerde partners, samenwerkingspartners, verbonden partijen en gesubsidieerde instellingen om op de factuur een herleidbare codering (opdrachtnummer, verplichtingennummer, routenummer) op te nemen.
  • - Zijn medeverantwoordelijk voor het via het financieel systeem administreren van de budgetten en het voeren van budgetbewaking, teneinde effectief en efficiënt te sturen op en beheersen van de budgetten en de bijbehorende rapportage.
  • - Zijn medeverantwoordelijk voor het toepassen van het vierogen principe, zodat er functiescheiding geldt in het financiële proces.
  • - Zijn medeverantwoordelijk voor het zorgdragen dat gecontracteerde partners, samenwerkingspartners, verbonden partijen en gesubsidieerde instellingen binnen de betalingstermijn betaald krijgen, mits de inkoopfactuur en de prestatielevering akkoord zijn.

Artikel 2.2 Bevoegdheden

In het verlengde van de verantwoordelijkheden gelden de volgende bevoegdheden:

  • - Ieder budgethouder is bevoegd opdrachten te verlenen tot levering van goederen, aanneming van werk en verlening van diensten tot het bedrag van diens toegekende budget op basis van hun rol en functie.
  • - Ieder budgethouder is bevoegd om met een verkoopnota, declaratie of beschikking opdracht te geven aan Bedrijfsvoering - Team Financiële Administratie tot het innen van een som geld van een derde partij.
  • - Ieder budgethouder is bevoegd om uitsluitend bij onvoorziene, onontkoombare en niet uit te stellen zaken diens budget te overschrijden tot maximaal 5% van het desbetreffende budget, op voorwaarde dat hij/zij het college hierover zo spoedig mogelijk informeren.

Artikel 2.3 Taken

Hieronder staan de taken, in het verlengde van de verantwoordelijkheden en bevoegdheden, beschreven:

  • - Ieder budgethouder zorgt bij onvoldoende financiële dekking en/of een dreigende overschrijding voor een advies aan het college om een aanvullend budget beschikbaar te stellen.
  • - Ieder budgethouder informeert het college tijdig over verwachte of gesignaleerde overschrijdingen en onderschrijdingen van de aan hen toegekende budgetten.
  • - Ieder budgethouder wijst voor hun budgetten een budgetbeheerder (prestatie-akkoordverklaarder) aan, die de geleverde prestatie(s) beoordeelt.
  • - De aanwijzing van budgetbeheerders (prestatie-akkoordverklaarders) gebeurt schriftelijk of per e-mail.
  • - Ieder budgethouder voert voor zijn/haar budgetten de volgende werkinstructie uit:
    • - Het vastleggen van het contract in het financiële systeem, zodat dit contract dient als basis voor het aangaan van verplichtingen.
    • - Het registeren van contracten met een waarde hoger dan € 25.000 in het financiële systeem.
    • - Het aanmaken van verplichtingen voor opdrachten met een waarde hoger dan € 5.000, zodat de actuele stand van de uitputting van het budget kan worden berekend.
    • - Het verplichtingsnummer doorgeven aan de gecontracteerde partners, samenwerkingspartners, verbonden partijen en gesubsidieerde instellingen, zodat die dat kan vermelden op facturen. Facturen die betrekking hebben op vastgelegde verplichtingen waarop geen verplichtingsnummer is vermeld, worden retour gestuurd.
    • - Het accorderen van de verplichtingen.
  • - De budgetbeheerder (prestatie-akkoordverklaarder) toetst de facturen op tijdigheid, juistheid en volledigheid van geldbedragen en geleverde prestaties.
  • - Wanneer er geen geaccordeerde verplichting is, accordeert ieder budgethouder de facturen, betalingsstukken en ontvangsten na het akkoord van de budgetbeheerder (prestatie-akkoordverklaarder). Na dat akkoord wordt de factuur betaalbaar gesteld.
  • - Wanneer er wel een geaccordeerde verplichting is, is alleen het akkoord van de budgetbeheerder (prestatie-akkoordverklaarder) voldoende voor betaalbaarstelling van facturen, betalingsstukken en ontvangsten.

Hoofdstuk 3 – Overige bepalingen

Artikel 3.1 Budgetverschuivingen

  • - Ieder budgethouder is bevoegd tot het budgettair neutraal wijzigen van budgetten. Alle betrokken budgethouders dienen wel akkoord te zijn met deze budgettair neutrale wijziging binnen een programma. De wijziging mag dus niet leiden tot een verandering van het totaalbudget in een programma op de lasten of baten.
  • - De in het eerste lid genoemde bevoegdheid geldt niet voor de ruimte bij investeringsbudgetten of budgetten ten laste van voorzieningen. Voor de verhoging van investeringsbudgetten moet de raad toestemming verlenen. Voor de wijziging van budgetten ten laste van voorzieningen moet het college toestemming verlenen.
  • - Niet alle kostensoorten komen voor verschuiving in aanmerking. Uitgezonderd voor verschuiving zijn de kostensoorten:
    • - Verrekening met reserves en voorzieningen;
    • - Kapitaallasten, rente en afschrijving.

Doelstelling van bovenstaande uitgezonderde kostensoorten is dat budgetten voor bijvoorbeeld kapitaallasten niet worden ingezet voor de inhuur van derden of de aanschaf van goederen en diensten.

Artikel 3.2 Functiescheiding

De functie van opgavebudgethouder, programmabudgethouder, projectbudgethouder, deelbudgethouder en budgetbeheerder (prestatie-akkoordverklaarder) kunnen niet door medewerkers worden uitgevoerd die een registrerende of bewarende functie hebben. Uitvoerende functionarissen van Bedrijfsvoering - Team Financiële Administratie kunnen daardoor geen opgavebudgethouder, programmabudgethouder, projectbudgethouder, deelbudgethouder of budgetbeheerder (prestatie-akkoordverklaarder) zijn.

Artikel 3.3 Integriteitsbeginsel

Een ieder is verplicht om alles te doen wat voor een goede uitoefening van de functie nodig is. Zij handelen integer. De budgethouders en budgetbeheerders (prestatie-akkoordverklaarders) kunnen zich hierbij niet op onvolledigheid van deze regeling of ander voorschrift beroepen bij het nalaten van datgene wat naar redelijkheid tot de functie wordt geacht te behoren.

Artikel 3.4 Hardheidsclausule

In gevallen waarin deze onder mandaat budgethoudersregeling niet voorziet beslist directie.

Artikel 3.5 Citeertitel Inwerkingtreding

Deze regeling wordt aangehaald als ‘Teammanagersbesluit budgethoudersregeling Gemeente Alphen aan den Rijn 2025’ en treedt in werking op de dag, volgende op de dag van de bekendmaking ervan.