De vervanging betreft alle papieren inkomende en interne archiefbescheiden die zijn ontvangen of opgemaakt vanaf 1 januari 2013, met uitzondering van de bescheiden die niet direct gerelateerd zijn aan de uitvoering van de milieutaken. Daaronder worden documenten begrepen die betrekking hebben op:
De PIOFACH-handelingen;
Beleid, regelgeving, overleg en bestuur.
Anders gezegd kan de vervanging betrekking hebben op de documenten voor de processen van:
de vergunningverlening;
het uitoefenen van toezicht en handhaving;
het afhandelen van milieuklachten;
het behandelen van bezwaar en beroep.
Aangezien verreweg de meeste processen (zoals het aanvragen van vergunningen, verzoeken en meldingen) bij ODH volledig digitaal verlopen beperkt het aandeel analoge documenten zich tot ondergenoemde inkomende post:
Juridische correspondentie (met o.a. de rechtbank, Raad van State)
Adviesaanvragen
Klachten
Brieven van overige aard
De uitgaande documentstromen verlopen bij de ODH volledig digitaal en vallen buiten de vervanging.
Op basis van artikel 2, lid c. en d. van het Archiefbesluit 1995 zal bij vervanging van de archiefbescheiden rekening moeten worden gehouden met de waarde voor het culturele erfgoed en het belang van gegevens voor overheidsorganen, voor recht – en bewijszoekenden en voor historisch onderzoek.
De archiefbescheiden die de ODH ontvangt en creëert uit hoofde van deze taken, zijn, naast bovengenoemde onderwerpen, van waarde voor toekomstige beleidsvorming. De ODH maakt gebruik van de selectielijst gemeenten en intergemeentelijke organen en de provinciale archiefselectielijst.
Om de waarde voor het culturele erfgoed te bewaren, heeft de ODH een aantal criteria opgesteld die bepalen of analoge archiefbescheiden wel worden gedigitaliseerd, maar niet vervangen:
Archiefbescheiden worden niet vervangen wanneer deze van belang zijn als documentatie voor oprichting of verandering van de organisatie;
Archiefbescheiden worden niet vervangen wanneer deze historische overeenkomsten, samenwerkingsverbanden en personeelsdossiers van medewerkers die een belangrijke functie hebben vervuld bevatten.
Archiefbescheiden worden niet vervangen wanneer deze betrekking hebben op voor de ODH historisch van belang zijnde personen (inclusief directieleden), archiefbescheiden over plaatsen of gebeurtenissen worden ook niet vervangen vanwege hun toekomstige historische waarde.
Archiefbescheiden worden niet vervangen wanneer er twijfel bestaat over de authenticiteit van het bestanddeel waarbij alleen onderzoek van de originelen uitsluitsel kan geven;
Archiefbescheiden worden niet vervangen wanneer de vormgeving daarbij verloren zou gaan (speciaal ingebonden documenten), de archiefbescheiden te kwetsbaar zijn of waarbij vervanging leidt tot een dermate kwaliteitsverlies van de archiefbescheiden.
Wanneer bovenstaande archiefbescheiden worden gedigitaliseerd, dan is het digitale document een kopie. Het originele, analoge document blijft het archiefstuk. Wanneer het niet mogelijk is de archiefbescheiden te digitaliseren vanwege bovengenoemde redenen, dan wordt er door de DIV-medewerkers in het DMS een verwijzing naar het analoge stuk gemaakt.
De vernietiging van alle andere originele archiefbescheiden heeft geen gevolgen voor overheidsorganen, recht- en bewijszoekende en historisch onderzoek, in zoverre de digitalisering van die originele archiefbescheiden op een kwaliteitsvolle en betrouwbare manier plaatsvindt en de gedigitaliseerde archiefbescheiden in goede, geordende en toegankelijke staat bewaard worden. Dit wordt gewaarborgd door de verschillende procedures ten aanzien van digitalisering en beheer die in dit Handboek zijn beschreven.
Alle documenten die digitaal zijn opgemaakt of ontvangen worden direct digitaal gearchiveerd en vallen daarom niet onder de vervanging.
Hoofdstuk 1.
Artikel 1.3
Te vervangen archiefbescheiden
Onderdeel van Besluit vervanging archiefbescheiden mandaattaken Omgevingsdienst Haaglanden