Dit handboek maakt gebruik van een register waarin de archiefbescheiden die voor vervanging in aanmerking komen zijn opgenomen. In dit register staat beschreven welke processen van de organisatie zijn ingericht volgens de eisen die worden gesteld in dit handboek om vervanging mogelijk te maken. Door deze processen in een register op te nemen is het voor de organisatie mogelijk om op latere datum processen toe te voegen en van het vervangingsbesluit gebruik te maken. Ook is het mogelijk om scanprojecten aan het register toe te voegen en het papier te laten vervangen, mits het project wordt uitgevoerd volgens dit handboek.
In het register wordt opgenomen om welk proces/afdeling/project het gaat, de procesnummers uit de selectielijst waarop vervanging van toepassing is, het systeem waarin de digitale informatie wordt geregistreerd, akkoord van de verantwoordelijke voor het proces, en de datum van de start van vervanging. Wanneer er een formeel akkoord is om een proces/afdeling/project toe te voegen aan het register wordt dit besluit toegevoegd als bijlage aan het handboek.
Hoofdstuk 1.
Artikel 1.4
Vervangingsregister
Onderdeel van Besluit vervanging archiefbescheiden mandaattaken Omgevingsdienst Haaglanden