Tijdens het gehele proces van vervangen spelen er risico’s. Hieronder worden per processtap de risico’s beschreven en hoe deze risico’s verminderd kunnen worden.
Risico:
Maatregel:
Postverwerking en documentselectie
De DIV-medewerker selecteert niet alle documenten die in aanmerking voor vervanging komen.
Dit risico kan geminimaliseerd worden door de DIV-medewerkers elkaar te laten controleren. Tevens helpt de controle van de dagdozen binnen de periode van zes weken om gemiste documenten alsnog tegen te komen en te digitaliseren.
Scannen van analoge documenten
Er vindt verlies van informatie plaats doordat bijvoorbeeld logo’s en tabellen niet leesbaar zijn of er vindt verlies van de betekenis van legenda plaats als niet wordt gescand in kleur.
De scanners scannen met kleurdetectie. Daarnaast controleren de DIV-medewerkers de gescande stukken.
Er wordt onvolledig en/of scheef gescand.
Aantallen pagina’s worden geautomatiseerd geteld. De scanners zetten documenten automatisch recht. Ook controleren de DIV-medewerkers of er geen informatie aan de randen van pagina’s is weggevallen.
Er worden stukken niet gedigitaliseerd.
Doordat de originele analoge stukken 6 weken bewaard worden, kunnen de niet gedigitaliseerde stukken gevonden worden en alsnog gedigitaliseerd worden.
Door een technische storing worden gescande documenten niet correct opgeslagen.
Wanneer dit aan het licht komt, kunnen de tijdelijk bewaarde analoge stukken opnieuw gedigitaliseerd worden.
Registratie van de gedigitaliseerde documenten:
Archiefbescheiden worden verkeerd geregistreerd of op de verkeerde locatie geregistreerd.
Dit kan aan het licht komen door de controle die plaatsvindt.
De medewerker die de documenten registreert heeft onvoldoende kennis.
Op de werkplek zijn werkinstructies beschikbaar.
Risico’s na registratie:
In het DMS opgeslagen documenten worden per ongeluk gewijzigd, verplaatst of verwijderd.
Dit risico kan geminimaliseerd worden door een autorisatieschema te hanteren. Ook kunnen opgeslagen documenten een status krijgen waardoor wijzigingen enkel door de functioneel beheerders/DIV-medewerker kunnen worden uitgevoerd.
De gedigitaliseerde stukken en metadata zijn niet onlosmakelijk aan elkaar verbonden.
Dit risico kan geminimaliseerd worden door conversies en migraties eerst in een acceptatie omgeving uit te voeren waarna een strenge controle plaatsvindt.
Vernietiging:
Niet alle voor vernietiging in aanmerking komende archiefbescheiden worden daadwerkelijk vernietigd.
Dit risico kan geminimaliseerd worden door het vernietigingsoverzicht en de aantallen documenten die vernietigd dienen te worden met elkaar te vergelijken.
Risico’s bij wijzigingen in de organisatie:
Niet alle medewerkers zijn (correct) geïnformeerd over wijzigingen.
Dit is op te lossen met een communicatieschema/planning en werkinstructies.
Uitgevoerde wijzigingen worden niet correct vastgelegd.
Dit risico is te minimaliseren door iemand verantwoordelijk te maken voor het vastleggen van uitgevoerde wijzigingen.
Procedures ten gevolge van wijzigingen in de organisatie worden niet (goed) toegepast/ nageleefd.
Het regelmatig uitvoeren van interne controle kan dit oplossen.
Hoofdstuk 5.
Artikel 5.1
Risico’s in het vervangingsproces
Onderdeel van Besluit vervanging archiefbescheiden mandaattaken Omgevingsdienst Haaglanden