De ODH toetst de kwaliteit van het vervangingsproces en de duurzame opslag van digitale documenten. Dit gebeurt door het periodiek houden van interne controles Deze controles hebben betrekking op het vervangingsproces en de beheersituatie en zijn integraal.
Voor vervanging is een kwaliteitssysteem opgezet. Het doel is regie te voeren op alle stappen die worden uitgevoerd binnen het proces van substitutie. Het systeem omvat zowel interne als externe controlemechanismen.
De eerste controle wordt uitgevoerd door de functionaris die registreert. Hij/zij controleert op juistheid, volledigheid, leesbaarheid en terugvindbaarheid. Onder juistheid verstaan we dat de documenten juist geregistreerd zijn, de gegevens kloppen en de reproductie juist is. Bij volledigheid bedoelen we dat een controle wordt uitgevoerd of alle pagina’s compleet gedigitaliseerd zijn en de reproductie leesbaar is. De medewerker DIV zorgt bij het archiveren voor de juiste metadata, zodat het in de juiste samenhang raadpleegbaar en beheersbaar is. Als aan één van deze criteria niet wordt voldaan, word het origineel direct weer gescand.
Een tweede controle vindt plaats nadat een document is doorgestuurd naar de behandelende afdeling. Tijdens deze controle toetst de medewerker DIV of het document aan het juiste proces en de juiste zaak is gekoppeld en of de juiste metadata zijn toegekend. Als uit de toets blijkt dat dit niet het geval is, past de DIV-medewerker dit aan naar de juiste procesgegevens en metadata.
Een signaal uit de organisatie dat scans niet goed leesbaar of incompleet zijn wordt onderzocht, en wanneer toch afwijkingen zijn geconstateerd wordt het scanproces opnieuw in gang gezet. Dit kan logischerwijs alleen als het document of de documenten nog niet zijn vernietigd.
Een derde controle vindt plaats wanneer de medewerkers DIV het signaal krijgen dat de zaak is afgehandeld. De medewerker DIV toetst dan of de zaak compleet is en als zodanig kan worden opgenomen in het digitale archief. Indien uit de toets blijkt dat de zaak niet compleet is, archiveert de medewerker DIV de zaak niet en geeft deze, voorzien van het verzoek om de zaak te completeren, terug aan de behandelende afdeling.
De Omgevingsdienst bewaart alle originelen voor een periode van zes weken. Tijdens deze periode kunnen bestanden bij gebleken gebreken alsnog juist gescand worden. Op dit proces wordt toezicht gehouden door de senior DIV-medewerker. Deze verzorgt ook een wekelijkse controle van documenten die gescand zijn: door middel van een steekproef van documenten die gescand zijn (deze worden opgezocht in het DMS en daar gecontroleerd) en geplaatste scans. Op die manier wordt de steekproef voldoende aselect.
Hoofdstuk 5.
Artikel 5.2
Periodieke interne controles
Onderdeel van Besluit vervanging archiefbescheiden mandaattaken Omgevingsdienst Haaglanden