Het informatiebeheer van ODH wordt periodiek door de gemeentelijke archiefinspecteur (voor de archiefbescheiden van de deelnemende gemeenten en het archief dat de organisatie zelf vormt) en de provinciearchivaris (voor de archieven die door de ODH voor provincie Zuid-Holland worden beheerd) getoetst. De senior DIV-medewerker laat 2-jaarlijks een audit uitvoeren op de kwaliteit van het vervangingsproces en de duurzame opslag van digitale documenten aan het daarvoor vastgestelde, interne normenkader. De uitgangscriteria bij de audits zijn de Handreiking Vervanging versie 2.0 en het algemene normenkader RODIN.
Het normenkader vormt een vast onderdeel van het beheerplan en benoemt de volgende onderwerpen:
Het registreren, scannen en opslaan van documenten
Kwaliteitscontroles op gescande en opgeslagen documenten
Technische inrichting
Algemene IT-beheersmaatregelen
Wijzigingsprocedures.
Als resultaat van de audit stelt de senior DIV-medewerker een korte rapportage op. Op basis van de in de rapportage opgenomen bevindingen dragen de medewerkers DIV zorg voor het doorvoeren van verbeteringen. Als deze verbeteringen ingrijpend zijn, legt de senior DIV-medewerker de gewenste veranderingen ter advisering voor aan de toezichthouders.
Hoofdstuk 5.
Artikel 5.3
Periodieke audit door een onafhankelijke auditor
Onderdeel van Besluit vervanging archiefbescheiden mandaattaken Omgevingsdienst Haaglanden