De DIV-medewerkers bergen de te vervangen documenten op. Wanneer de analoge documenten gedigitaliseerd en geregistreerd zijn en de kwaliteit is gecontroleerd, worden de originele documenten in een archiefdoos (‘dagdoos’) opgeslagen. Op chronologische volgorde worden de gedigitaliseerde documenten in een map gedaan. De mappen zijn voorzien van een datumaanduiding. Op de doos worden: instantie, soort post, het jaartal, doosnummer en de map-nummers vermeld. Deze dagdozen worden in de DIV/archiefruimte opgeslagen en met een termijn van zes weken bewaard.
De originelen worden zes weken bewaard, zodat wanneer vanuit werkprocessen blijkt, in weerwil van het doorlopen scanproces, dat de reproducties onjuist of onvolledig blijken te zijn, de originele archiefbescheiden bij de behandeling betrokken kunnen worden. In deze zes weken wordt er door de medewerker DIV steekproefsgewijs een kwaliteitscontrole uitgevoerd, waarbij de digitale en papieren originele vergeleken worden. In principe vindt er geen uitlening plaats op deze fysieke documenten.
Na zes weken worden de originele archiefbescheiden vernietigd. De originele archiefstukken zijn immers door vervanging de digitale scans geworden en de papieren stukken hebben daarmee hun waarde als archiefstuk verloren. Om de vernietiging plaats te laten vinden haalt de senior DIV-medewerker (recordmanager) een lijst uit het DMS die overeenkomt met de dagdozen die in aanmerking komen voor vernietiging. Deze lijst wordt gecontroleerd door het betreffende team, de medewerker DIV en de senior DIV-medewerker.
De vernietiging vindt plaats door de inhoud van de dagdozen in een afgesloten papiercontainer te legen. Deze papiercontainers worden periodiek opgehaald door een bedrijf gecertificeerd in documentvernietiging. Dit bedrijf draagt vervolgens zorg voor de feitelijke vernietiging van de papieren bescheiden en verstrekt de ODH hiervan een vernietigingscertificaat.
Hoofdstuk 6.
Artikel 6.1
Vernietiging van de vervangen archiefbescheiden
Onderdeel van Besluit vervanging archiefbescheiden mandaattaken Omgevingsdienst Haaglanden