Vervanging vindt feitelijk pas plaats wanneer de originele archiefbescheiden vernietigd worden.
Nadat de lijst met archiefbescheiden waarvan de originelen voor vernietiging in aanmerking komen door de bovengenoemde functionarissen is gecontroleerd stelt de senior DIV-medewerker een verklaring van vervanging op. Deze verklaring volgt bijlage 9 uit de Handreiking vervanging archiefbescheiden 2.0 van Archief 2020. Hierin is opgenomen dat de bescheiden zijn vernietigd in het kader van het Besluit Vervanging en de periode die de bescheiden betreffen. Bij deze verklaring wordt het vernietigingscertificaat gevoegd. Deze verklaring wordt gearchiveerd.
Hoofdstuk 6.
Artikel 6.2
Opname van de verklaring van vervanging
Onderdeel van Besluit vervanging archiefbescheiden mandaattaken Omgevingsdienst Haaglanden