Voorstellen voor wijzigingen van de in het handboek vastgelegde organisatorische en technische beheerprocedures worden geïnitieerd door of ter toetsing voorgelegd aan de senior DIV-medewerker. Hij toetst voorstellen voor wijzigingen aan de in de procedures vastgelegde minimum kwaliteitscriteria en beoogde resultaten, het vigerende informatie- en archiveringsbeleid, en ook de wet- en regelgeving.
Bij wijzigingen van majeure aard, wordt direct actie ondernomen en beoordeeld of deze effect hebben op het vervangingsproces en de in dit handboek beschreven werkwijze.
Voorbeelden van majeure wijzigingen zijn:
Opheffing van organisatieonderdelen die een rol spelen binnen de procedures voor vervanging en digitale opslag. (Vervanging door een andere organisatorische eenheid met overname van dezelfde verantwoordelijkheden valt binnen de normale geldende wijzigingsprocedures).
Migratie naar een ander softwareplatform. (Updating, upgrading en uitbreiding van het bestaande softwaresysteem valt binnen de normale geldende wijzigingsprocedures).
Migratie naar een ander hardware platform voor zover dat gevolgen heeft voor de minimum kwaliteitscriteria en resultaten.
Conversie naar een ander bestandsformaat. (Een nieuwere pdf-versie kan wel binnen wijzigingsprocedures worden opgelost, een geheel ander formaat als odf, xps enz. niet.)
Wijziging van de reikwijdte van het vervangingsproces.
Wijzigingen in procedures die betrekking hebben op de organisatorische en technische inrichting van het vervangingsproces, voor zover de wijzigingen negatieve gevolgen hebben voor de kwaliteit en duurzaamheid van de digitale bescheiden.
Bij majeure wijzigingen neemt de senior DIV-medewerker in overleg met de teamleider ICT-DIV de beslissing of de wijziging al dan niet wordt doorgevoerd; de Erfgoedinspectie bepaalt of er vervolgens een nieuw besluit moet worden genomen.
Kleine wijzigingen op het Handboek Vervanging, die geen betrekking hebben op de feitelijke manier van vervangen van archiefbescheiden, de hardware of de software, worden zonder verdergaande besluitvormingsprocedure in het handboek doorgevoerd. Wijzigingen worden gedocumenteerd en aan dit handboek toegevoegd.
Hoofdstuk 7.
Artikel 7.2
Wijzigingsprocedure
Onderdeel van Besluit vervanging archiefbescheiden mandaattaken Omgevingsdienst Haaglanden