De interne controles leveren informatie over de uiteindelijke kwaliteit van de scans en de vervanging, en over de werking van de processen die daartoe leiden. Deze informatie wordt op twee manieren gebruikt: er wordt direct op geacteerd als er fouten in de scans of de vervanging worden geconstateerd; en er wordt een logboek bijgehouden van de geconstateerde zaken.
Een maal per maand wordt het logboek nagekeken door de senior DIV-medewerker die kijkt naar terugkerende fouten of afwijkingen. Hij analyseert deze en geeft aan waar de oorzaken liggen. Dit kunnen zijn:
technische fouten (hardware, software, infrastructuur)
procesfouten (werkwijzen)
De oorzaken kunnen divers zijn, zoals:
technische storingen, softwarebugs, kapotte of niet onderhouden apparatuur, veranderingen in de infrastructuur en onderliggende algemene software
processen zijn niet bekend, niet duidelijk, er ontbreken stappen, etc.
processen worden niet goed uitgevoerd vanwege gebrek aan tijd/medewerkers of medewerkers zijn niet goed opgeleid.
De senior DIV-medewerker constateert trends en lost onderliggende problemen op. Ook deze worden aangetekend in het logboek. Op deze wijze wordt de kwaliteit van de scans en de vervanging geborgd, zowel op het moment van constatering van afwijkingen of fouten, als voor de toekomst.
Hoofdstuk 7.
Artikel 7.1
Evaluatie van de interne controles
Onderdeel van Besluit vervanging archiefbescheiden mandaattaken Omgevingsdienst Haaglanden