In deze paragraaf behandelen we de beleids- en beheersaspecten van reserves. We beschrijven de uitgangspunten voor het instellen van reserves, de werkwijze voor dotaties en onttrekkingen, en andere belangrijke aandachtspunten.
Uitgangspunt R1: We houden het aantal reserves zo beperkt mogelijk
Voor overzichtelijkheid en doelmatigheid is het raadzaam om het aantal reserves zo klein mogelijk te houden. Dit voorkomt het ontstaan van te veel 'potjes' die de gemeente kunnen belasten. Een reserve is namelijk bedoeld als een dekkingsmiddel, niet als financieringsmiddel.
Uitgangspunt R2: Alleen de raad beslist over het instellen of opheffen van reserves
Dit is wettelijk bepaald en vereist een expliciet raadsbesluit. Dit besluit wordt meestal genomen bij de vaststelling van de begroting of jaarrekening, maar kan ook apart aan de raad worden voorgelegd.
Uitgangspunt R3: De raad besluit over de (geraamde) stortingen en onttrekkingen aan reserves
Wettelijk is bepaald dat de raad beslist over stortingen en onttrekkingen aan reserves. De geraamde bedragen worden opgenomen in de jaarlijkse begroting en goedgekeurd door de gemeenteraad. In de reguliere P&C-instrumenten wordt gerapporteerd over afwijkingen. Voor alle reserves geldt de standaard systematiek dat mutaties in deze reserves worden geboekt op basis van realisatie, tenzij uitdrukkelijk anders is besloten bij het vormen van de betreffende reserve. Deze systematiek geldt ook voor mutaties in de algemene reserve.
Uitgangspunt R4: Het jaarrekeningresultaat wordt verrekend met de Algemene Reserve
De raad kan echter besluiten om het jaarresultaat (deels) anders te bestemmen bij de vaststelling van de jaarrekening.
Uitgangspunt R5: Bij het instellen van een reserve wordt bij voorkeur een bestedingsdoel en -plan opgenomen
Het noemen van alleen het bestedingsdoel is niet genoeg om het raadsbesluit te onderbouwen. Een bestedingsplan met details over de voeding van de reserve, de geschatte omvang en looptijd is gewenst. Het instellen van een reserve betekent nog niet dat de middelen beschikbaar zijn, daarvoor moet de raad ook de geraamde onttrekkingen vaststellen.
Uitgangspunt R6: Bestemmingsreserves stellen we bij voorkeur in voor incidentele lasten
Reserves worden beschouwd als incidentele baten of lasten, behalve de afschrijvingslastenreserve. Structurele lasten dienen met structurele baten te worden gedekt, niet met incidentele onttrekkingen uit reserves.
Uitgangspunt R7: Reserves voor de dekking van afschrijvingslasten richten we in voor investeringen met een incidenteel karakter
Vanwege de terugkerende aard van vervangingsinvesteringen moet voorzichtig worden omgegaan met afschrijvingslastenreserves. De begroting mag niet gewend raken aan structurele bijdragen uit reserves voor toekomstige vervangingen. Er kan echter wel flexibiliteit worden ingebouwd, vooral voor nieuwe, incidentele investeringen.
Uitgangspunt R8: Na afloop van de looptijd of vervallen van het bestedingsdoel valt het saldo van de reserve vrij ten gunste van de Algemene Reserve
Bij het verstrijken van de looptijd of het vervallen van het bestedingsdoel, en als er geen ander gebruik voor de middelen is, valt het saldo vrij ten gunste van de Algemene Reserve. Indien nodig, moet een nieuw raadsbesluit worden genomen over het nieuwe doel, de omvang en de looptijd.
Uitgangspunt R9: We rekenen geen rente toe aan de reserves
Hoewel het BBV rentebijschrijving aan reserves toestaat, kiest Albrandswaard ervoor geen rente aan de reserves toe te rekenen, in lijn met de aanbevelingen van de commissie BBV.
Uitgangspunt R10: De norm voor de weerstandsratio bedraagt 1,5 (ruim voldoende)
De Algemene Reserve is de belangrijkste component van het weerstandsvermogen. De weerstandsratio wordt berekend door het beschikbare vermogen af te zetten tegen de benodigde capaciteit, zoals aangegeven in de risicoparagraaf. Albrandswaard streeft naar een ratio van 1,5, wat als ruim voldoende wordt beschouwd. Bij het mogelijk structureel inzetten van een surplus van de algemene reserve (zie 3.2.2) is deze ratio leidend.