De FG is op grond van artikel 38.5 AVG gehouden tot geheimhouding of vertrouwelijkheid van alle informatie waarvan hij in de uitoefening van zijn functie kennisneemt, voor zover deze naar haar aard daadwerkelijk vertrouwelijk is en niet reeds openbaar. Deze verplichting blijft gelden na beëindiging van de functie.
In het bijzonder heeft de FG op grond van artikel 39 UAVG een geheimhoudingsplicht bij de behandeling van klachten (vertrouwenspersoon bij het vervullen van ombudstaken). Het delen van informatie met derden is hem slechts toegestaan na uitdrukkelijke toestemming van de klager.
De geheimhoudingsplicht van de FG geldt niet voor zover het delen van informatie onvermijdelijk voortvloeit uit uitoefening van taken – met inbegrip van klachtbehandeling – of bij een wettelijke plicht of rechterlijk bevel.
Voor Gemeente Soest zijn op FG-stukken de bepalingen van de WOO van toepassing.