Inleiding
Dit document is een addendum van het handboek vervanging archiefbescheiden, bekend onder de unieke aanduiding Z/24/201614 – 359082. In dit document wordt beschreven welke aanvullende afspraken of afwijkingen ten opzichte van het handboek vervanging archiefbescheiden van toepassing zijn op een specifiek informatiesysteem.
In dit geval het informatiesysteem ‘Key2Finaniën’, welk door de gemeente Beekdaelen wordt gebruikt voor de archivering van archiefbescheiden welke betrekking hebben op de uitvoering van processen binnen de afdeling financiën.
1. Reikwijdte
Dit addendum is van toepassing op de uitvoering van de verwerking van facturen in het informatiesysteem Key2Finaniën, waarbij het de vervanging van analoge inkomende facturen betreft.
Het gaat hierbij uitsluitend om documenten die op termijn vernietigd moeten worden.
De vervanging wordt in de praktijk toegepast na de inwerkingtreding van het vervangingsbesluit (incl. dit addendum).
Er is geen sprake van retrospectieve vervanging van archiefbescheiden.
2.Afwijkingen t.o.v. het handboek vervanging
Hoofdstuk | Omschrijving afwijking
- - | -
Er zijn geen afwijkingen t.o.v. het handboek vervanging archiefbescheiden.
3. Register van bijlagen
| Unieke aanduiding | Omschrijving |
| Z/24/210883 - 376006 | RM-audit (definitief) Key2Financiën door HCL |
| Z/24/208186 - 370735 | Metagegevensschema Key2Financiën |
De hierboven genoemde bijlagen zijn op te vragen bij de gemeente Beekdaelen, onder vermelding van de unieke aanduiding. Deze bijlagen dienen ter onderbouwing van het vervangingsbesluit.