Inleiding
Dit document is een addendum van het handboek vervanging archiefbescheiden, bekend onder de unieke aanduiding Z/24/201614 – 359082. In dit document wordt beschreven welke aanvullende afspraken of afwijkingen ten opzichte van het handboek vervanging archiefbescheiden van toepassing zijn op een specifiek informatiesysteem.
In dit geval het informatiesysteem ‘RAAS’, welk door de gemeente Beekdaelen wordt gebruikt voor de archivering van archiefbescheiden welke betrekking hebben op de uitvoering van processen binnen het team Burgerzaken.
1. Reikwijdte
Dit addendum is van toepassing op de uitvoering van de verwerking van reisdocumenten in het informatiesysteem RAAS, waarbij het de vervanging van analoge (uitgeprinte en gescande) aanvragen van reisdocumenten betreft.
Het gaat hierbij uitsluitend om documenten die op termijn vernietigd moeten worden.
De vervanging wordt in de praktijk toegepast na de inwerkingtreding van het vervangingsbesluit (incl. dit addendum).
Buiten de scope van het vervangingsbesluit vallen: Fysieke bijzondere aanvraagformulieren. Onder deze bijzondere aanvraagformulieren vallen de volgende archiefbescheiden:
- - Proces verbalen van vermissingsverklaringen. Proces verbalen van vermissingverklaringen worden uitgesloten van vervanging omdat deze niet in het RAAS worden geregistreerd, maar in het informatiesysteem iBurgerzaken. Tot het moment dat voor het informatiesysteem iBurgerzaken een vervangingsbesluit is genomen, dienen de proces verbalen van vermissingverklaringen fysiek bewaard te worden in de archiefkluis.
- - Toestemmingsverklaringen voor minderjarige. Aanvraagformulieren met de bijlage ‘’toestemmingsverklaring voor minderjarige’’, wordt uitgesloten van vervanging. Het toestemmingsformulier voor minderjarige wordt namelijk niet in het RAAS geregistreerd, maar in het informatiesysteem iBurgerzaken. Het aanvraagformulier inclusief de bijlage worden fysiek bewaard in de archiefkluis.
- - C-formulieren. Deze formulieren worden ingevuld in situaties zoals vermissingen, fraude en aanvragen van speciale documenten voor vreemdelingen of vluchtelingen. Deze C-formulieren worden samen met het aanvraagformulier fysiek bewaard in de archiefkluis. In de toekomst worden deze formulieren in het informatiesysteem iBurgerzaken geregistreerd. Het overzicht van C-formulieren is als volgt:
- - C1 Formulier vaststelling aanspraak
- - C2 - Verklaring vermissing reisdocument
- - C3 Formulier Uitreiking, onttrekking en bijschrijving
- - C5 Formulier melding onregelmatigheid reisdocumenten
- - C6 Formulier melding beslissing signalering
- - C7 Formulier melding vermissing
- - C8 Formulier spoedbestelling foto- en handtekeningformulieren
- - C9 formulier melding ontvangst verkeerde of beschadigde zending reisdocumenten
- - C10 Formulier terugzenden reisdocument of Nederlandse identiteitskaart
- - C11 Bestelopdracht blanco nooddocumenten
- - C12 formulier kwartaalverantwoording nooddocumenten
- - C15 Formulier verklaring vermoeden (kopie) fraude reisdocument of Nederlandse identiteitskaart
- - C16 Formulier verzoek melding administratief onjuist
- - C17 Formulier beroep op uitzonderingsregel functiescheiding
Er is geen sprake van retrospectieve vervanging van archiefbescheiden.
2. Afwijkingen t.o.v. het handboek vervanging
| Hoofdstuk | Omschrijving afwijking |
| 3.2 Informatiebeheersysteem | De digitale reproducties worden niet opgeslagen in een informatiebeheersysteem van gemeente Beekdaelen. RAAS is een landelijk informatiebeheersysteem dan beheert wordt door de Rijksdienst voor Identiteitsgegevens (RvIG). Om deze reden is een audit door het Historisch Centrum Limburg op de NEN-ISO 16175-1:2020 norm niet van toepassing. Hierbij is bij het RvIG navraag gedaan voor een mapping van het metagegevensschema, het RvIG maakt hier geen gebruik van en ook een (ingevuld) metagegevensschema is niet toetsbaar. |
Belangrijk aandachtspunt:
| Hoofdstuk | Omschrijving afwijking |
| 5.2 Periodieke kwaliteitscontrole | Tijdens het scannen van het aanvraagformulier wordt een pasfoto aan het formulier toegevoegd. Bij uiteindelijke uitgifte van het reisdocument, kan de aanvrager zijn/haar pasfoto retour vragen. In dit geval komt het fysieke document niet meer overeen met de scan in het RAAS. Wanneer deze situatie zich voordoet, moet dit niet als een foutieve scan beoordeeld worden. |
3. Register van bijlagen
Gezien het feit dat gemeente Beekdaelen niet de beheerder is van het informatiesysteem RAAS, zijn de audit door het Historisch Centrum Limburg op de NEN-ISO 16175-1:2020 en een ingevuld metagegevensschema (bijlagen die dienen ter onderbouwing van het vervangingsbesluit) niet aanwezig.