In 2005 zijn negen regels (criteria) opgesteld om te bepalen of de gemeente op de juiste manier met geld omgaat. Het college moet in de jaarrekening uitleg geven over hoe het deze negen criteria heeft toegepast. De eerste zes regels gaan vooral over de juistheid en volledigheid van de cijfers in de balans en het overzicht van baten en lasten, terwijl de laatste drie specifiek gaan over of de gemeente zich aan de regels houdt.
De negen criteria zijn:
Juist berekend: De bedragen moeten kloppen (calculatiecriterium);
Betaling op tijd: Betalingen en verplichtingen moeten op het juiste moment gebeuren (valuteringscriterium);
Juist adres: Het geld moet bij de juiste ontvanger terechtkomen (adresseringscriterium);
Volledige inkomsten: Alle inkomsten moeten verantwoord worden (volledigheidscriterium);
Redelijke kosten: Uitgaven moeten passen bij wat de gemeente doet, en er moet een redelijke tegenprestatie zijn (aanvaardbaarheidscriterium);
Prestatie geleverd: De afgesproken dienst of goederen moeten geleverd zijn (leveringscriterium);
Binnen budget: Uitgaven moeten binnen de goedgekeurde begroting passen (begrotingscriterium);
Regels volgen: De gemeente moet zich aan de regels houden, zoals de voorwaarden bij subsidies (voorwaardencriterium);
Misbruik voorkomen: Er moet goed gecontroleerd worden om misbruik van regelingen te voorkomen (Misbruik en oneigenlijk gebruik criterium).
In de rechtmatigheidsverantwoording legt het college verantwoording af over de volgende drie rechtmatigheidscriteria:
Begrotingscriteria (geld en budget)
Als het college meer geld besteed dan de gemeenteraad heeft goedgekeurd met de begroting of afzonderlijke raadsbesluiten dan is sprake van een overschrijding. Dat is een begrotingsonrechtmatigheid. De gemeenteraad kan wel vooraf regels vaststellen die aangeven wanneer een overschrijding in vooraf bepaalde situaties wel of niet acceptabel is. Overschrijdingen die niet binnen de afspraken passen, worden toegelicht in de rechtmatigheidsverantwoording. Hierover kan dan een debat in de raad plaatsvinden, waarbij de raad beslist of de onrechtmatigheden alsnog worden goedgekeurd.
Wanneer de gemeente minder geld besteed dan goedgekeurd met de begroting of afzonderlijke raadsbesluiten, doordat bijvoorbeeld doelen en activiteiten niet worden gerealiseerd of uitgevoerd of als sprake is van meer of minder inkomsten voor de gemeente dan begroot en dit wordt door het college niet tijdig aan de gemeenteraad gemeld of de begroting wordt hierop niet aangepast, dan noemen we dit eveneens begrotingsonrechtmatigheden. Het gaat hierbij om het niet tijdig melden aan de gemeenteraad. Deze begrotingsonrechtmatigheden worden eveneens toegelicht in de rechtmatigheidsverantwoording. Hierover kan dan een debat in de raad plaatsvinden, waarbij de raad beslist of de onrechtmatigheden alsnog worden goedgekeurd.
Het is dus belangrijk dat het college en de raad goede afspraken maken over hoe ze met overschrijdingen in bepaalde situaties omgaan en wat onder tijdig melden wordt verstaan. In de regel is de planning & controlcyclus hierbij het uitgangspunt. Deze afspraken worden vastgelegd in de financiële regels waaronder de financiële verordening.
Voorwaardencriterium (regels volgen)
Dit criterium betekent dat de gemeente zich aan alle regels moet houden bij financiële handelingen, zoals bij subsidies, aanbestedingen en personeelskosten. Het gaat specifiek in op de eisen die worden gesteld bij de uitvoering van de financiële beheershandelingen. De eisen/voorwaarden zijn afkomstig uit diverse wet- en regelgeving en hebben betrekking op diverse aspecten zoals doelgroep, termijn, grondslag, administratieve bepalingen, normbedragen, bevoegdheden, bewijsstukken, recht, hoogte en duur.
Misbruik en Oneigenlijk Gebruik (M&O) criterium
De gemeente moet voorkomen dat mensen en organisaties misbruik maken van regelingen, zoals subsidies of uitkeringen. Dit betekent dat de gemeente controleert of de maatregelen om misbruik te voorkomen, goed werken. Fraude door eigen medewerkers (bijvoorbeeld valse facturen) valt niet onder de definitie van misbruik en wordt dan ook niet in de rechtmatigheidsverantwoording opgenomen. Maar de commissie BBV adviseert om fraude door medewerkers altijd te vermelden in de paragraaf bedrijfsvoering, waarin de gemeente uitlegt hoe zij het bestuur en de financiën beheert. De accountant besteedt bij de accountantscontrole ook aandacht aan fraude en getroffen maatregelen om fraude te voorkomen.
Hoofdstuk 2.
Artikel 2.1