Bijlage 1 Inkoop- en aanbestedingsbeleid gemeente Albrandswaard 2026

Maatschappelijk Verantwoord Opdrachtgeven en Inkopen (MVOI) is een breed onderwerp. In zijn algemeenheid betekent dit, dat bij inkopen de effecten op “people, planet en profit” daar waar mogelijk worden meegenomen. Dit geldt ook voor de Gemeente.

De Gemeente gaat uit van zes thema’s voor MVOI: Milieu en biodiversiteit, Klimaat, Circulair (inclusief biobased), Ketenverantwoordelijkheid (Internationale Sociale Voorwaarden, Fairtrade), Diversiteit en inclusie en Social return.


Bij alle meervoudig onderhandse, nationale en Europese aanbestedingen, van alle Werken, Leveringen of Diensten neemt de Gemeente, waar mogelijk, in de aanbestedingsdocumenten (bijvoorbeeld in de geschiktheidseisen, selectiecriteria, minimumeisen, gunningscriteria) duurzaamheidsaspecten op gebaseerd op de zes MVOI thema’s.

De Gemeente past op deze MVOI-thema’s, altijd het ‘toepassen of uitleggen’ principe toe. Alleen als een interne opdrachtgever goed schriftelijk motiveert waarom het opnemen van één of meer MVOI thema’s bij een specifieke inkoop niet mogelijk of wenselijk is, kan de verplichting om ten aanzien van dat thema of die thema’s duurzaam aan te besteden, vervallen. Deze motivatie moet afgestemd zijn met de manager. Bij het gehele proces van maatschappelijk verantwoord opdrachtgeven en inkopen heeft teaminkoopadvies van DBP een ondersteunende rol ten opzichte van de interne opdrachtgever die verantwoordelijk is voor de beargumenteerde keuze bij een specifieke aanbesteding al dan niet op alle zes de thema’s duurzaam in te kopen.

Bij het toepassen van de zes MVOI thema’s die een link hebben met de duurzaamheidscriteria van RVO.nl/PIANOo prioriteert de Gemeente waar mogelijk haar inzet als volgt over de typen inkopen en duurzaamheidsthema’s:

* Social Return wordt altijd toegepast. Eventuele afwijkingen van de algemene regel kunnen alleen plaatsvinden in overleg met of door de accountmanager Social Return.

Daar waar bij het type inkopen er meerdere MVOI thema’s mogelijk zijn, kiest de Gemeente voor het volgen van één of meer sporen om thema’s terug te laten keren in de aanbestedingsdocumenten. De Gemeente hanteert daarbij het principe dat maatwerk per aanbesteding het uitgangspunt is voor de keuze van het toepassen van één of meer thema’s. Dit betekent dat een interne opdrachtgever een keuze moet maken geen, één of meerdere thema’s toe te passen in een aanbesteding. De interne opdrachtgever dient, zoals eerder genoemd, voor ieder van de MVOI thema’s een motivering af te geven wanneer deze niet wordt toegepast, deze keuze dient deugdelijk schriftelijk te worden gemotiveerd. Als er alleen een financieel argument is om af te wijken van een MVOI criterium dan wordt de keuze door de manager getoetst.

Werkinstructie MVOI (duurzaamheid) – inkoopmedewerker

Geldt voor: alle meervoudig onderhandse, nationale en Europese aanbestedingen (Werken, Leveringen, Diensten).

Kernregels

• - Doorloop altijd 6 MVOI-thema’s: Milieu/biodiversiteit; Klimaat; Circulariteit (incl. biobased);

  Ketenverantwoordelijkheid (ISV/Fairtrade); Diversiteit & inclusie; Social Return.

• - Neem MVOI waar mogelijk op in: (mini)muur van eisen, gunningscriteria en/of contract/KPI’s (altijd toetsbaar).
• - ‘Toepassen of uitleggen’: bij niet toepassen geeft interne opdrachtgever schriftelijke motivatie; afstemming met manager is verplicht.
• - Social Return: altijd toepassen; afwijking alleen in overleg met of door accountmanager Social Return.

Snelle prioritering (startpunt)

• - Werken/Leveringen: meestal geschikt → Milieu/biodiversiteit, Klimaat, Circulariteit, Ketenverantwoordelijkheid.
• - Diensten: meestal geschikt → Klimaat en Diversiteit & inclusie.
• - Social Return: altijd van toepassing (alle typen).

Stappenplan (doen en vastleggen)

• - Intake: bepaal type/procedure en betrek accountmanager Social Return.
• - MVOI-scan: leg per thema vast Toepassen / Niet toepassen (uitleg) / N.v.t.
• - Uitleg borgen: gebruik het formulier MVOI ‘Toepassen of uitleggen’ (per thema) + verzamel schriftelijke motivatie(s) en manager-afstemming (zeker bij financieel argument).
• - Vertalen: verwerk gekozen thema’s in eisen/criteria/contract (meetbaar) + benoem controlemoment/bewijs.
• - Review: check consistentie keuze ↔ teksten ↔ beoordelingssystematiek.
• - Dossier: archiveer MVOI-scan, ingevulde formulieren ‘Toepassen of uitleggen’, motivaties, akkoord manager/Social Return en verwijzing naar paragraaf/pagina in stukken.

Checklist vóór uitvraag/publicatie

• - Alle 6 thema’s beoordeeld en vastgelegd (incl. Social Return).
• - Voor elk niet-toegepast thema: schriftelijke motivatie aanwezig + manager-afstemming vastgelegd.
• - Per niet-toegepast/afwijkend thema is het formulier ‘Toepassen of uitleggen’ ingevuld en toegevoegd (met verwijzing in de stukken).
• - MVOI-eisen/criteria zijn toetsbaar en passen bij scope/markt.
• - (Indien van toepassing) Social Return-afwijking afgestemd met/door accountmanager Social Return.
• - Inkoopdossier is audit-proof (scan, motivaties, akkoord en verwijzingen).

Formulier MVOI – ‘Toepassen of uitleggen’ (per thema)

Gebruik dit formulier per MVOI-thema dat niet wordt toegepast of waar je afwijkt. Voeg het toe aan het inkoopdossier en verwijs ernaar in de aanbestedingsstukken (paragraaf/pagina).

A. Dossiergegevens

Accountmanager Social Return (alleen invullen bij Social Return of afwijking): …

B. Thema en keuze

C. Motivering (invullen bij ‘niet toepassen’ of ‘afwijken’)

• - Waarom is toepassing niet mogelijk/wenselijk? (opdracht-specifiek, concreet): …
• - Welke alternatieven/lichtere varianten zijn overwogen? …
• - Waarom zijn alternatieven niet passend? …
• - Welke minimale borging nemen we tóch mee? (bijv. contractafspraak/KPI, gedragscode, rapportage): …
• - Risico’s van niet toepassen + beheersmaatregel(en): …
• - Is het argument (deels) financieel? ☐ Nee ☐ Ja → onderbouwing: … (manager-toetsing verplicht)

D. Akkoord

Bij Social Return-afwijking: akkoord/advies accountmanager Social Return (naam/datum): …

✥ Voor verdere verdieping op Duurzaam inkopen wordt verwezen naar Weten en Regelen.