Altijd zaakgericht werken – het zaaksysteem is verplicht en fungeert als ‘routekaart’ voor de juiste aanbestedingsroute.
- - Maak een zaak aan in het zaaksysteem (categorie Inkoop/Aanbesteding).
- - Beantwoord stap voor stap de vragen in de zaak en voeg onderbouwing toe.
- - Leg de raming/opdrachtwaarde nauwkeurig vast (totaal over looptijd incl. opties/verlengingen).
- - Kies binnen het proces de juiste aanbestedingsroute op basis van de opdrachtwaarde en aard van de opdracht.
- - Enkelvoudig onderhands: vraag de offerte(s) uit via het zaaksysteem.
- - Afwijken van de richtlijn? Dien verplicht een gemotiveerd afwijkingsverzoek in; betrek de inkoopadviseur; de gemeentesecretaris tekent.
- - Meervoudig onderhands/nationaal/Europees: gebruik TenderNed voor publicatie en communicatie.
- - Registreer het TenderNed-kenmerk in de zaak en archiveer alle relevante stukken (Vragenronde, Nota’s, Offertes, Gunningsbesluit).
- - Leg het ondertekende contract vast in de zaak en registreer in het contractregister.
- - Zorg voor signalering van termijnen (verlenging/nieuwe procedure) via het contractregister.
Noot:
Wanneer de gemeente overgaat op een ander zaaksysteem zal de instructiekaart indien noodzakelijk aangepast worden.