Archiefwet 1995 Artikel 7 maakt vervanging van archiefbescheiden mogelijk: “De zorgdrager mag archiefbescheiden vervangen door reproducties en de originele bescheiden vernietigen.” Juridisch gezien is er al sprake van vervanging zodra het besluit is genomen. De vernietiging van de originele documenten is de afronding van dit proces. Na het scannen krijgen de digitale reproducties de status van origineel en zijn ze archiefbescheiden volgens de Archiefwet 1995. De papieren documenten zijn dan niet langer archiefbescheiden.
Archiefbesluit 1995 Artikel 2, eerste lid stelt dat een vervangingsbesluit rekening moet houden met: a. de taak van het overheidsorgaan. b. de relatie met andere overheidsorganen. c. de waarde als cultureel erfgoed. d. het belang voor overheidsorganen, recht- of bewijszoekenden en historisch onderzoek.
Artikel 6, eerste lid bepaalt dat een vervangingsbesluit alleen mag worden genomen als de vervanging de gegevens juist en volledig weergeeft.
Artikel 6, tweede lid vereist dat bij de bekendmaking van een vervangingsbesluit wordt vermeld hoe artikel 2, eerste lid, onderdelen c en d zijn toegepast.
Artikel 6, derde lid geeft aan dat nadere regels voor vervanging kunnen worden vastgelegd in een ministeriële regeling. Deze regels zijn opgenomen in de Archiefregeling en gelden formeel alleen voor archiefbescheiden die voor blijvende bewaring in aanmerking komen. Dit handboek past deze eisen toe op alle te vervangen archiefbescheiden.
Artikel 8 stelt dat een verklaring van de vervanging moet worden opgemaakt, met een specificatie van de vervangen bescheiden en hoe de vervanging heeft plaatsgevonden. Deze verklaring wordt bewaard in het archief van de organisatie die het vervangingsbesluit heeft genomen.
Archiefregeling Artikel 17 schrijft voor dat alle beheeractiviteiten, zoals vervanging, kunnen worden vastgesteld. Artikel 19, tweede lid, vereist dat elke beheerhandeling door middel van metadata aan de betreffende archiefbescheiden wordt gekoppeld. Artikel 26, onderdeel b geeft aan dat inzicht moet worden gegeven in:
De reikwijdte van het vervangingsproces.
De apparatuur en instellingen.
De software en instellingen.
De criteria voor reproductie in kleur, grijswaarden of zwart-wit.
Hoe de reproductie tot stand komt.
De controle op juiste en volledige weergave en herstel van fouten.
Het proces van vernietiging van de vervangen archiefbescheiden.
De kwaliteitsprocedures.
Hoofdstuk
Artikel 1:
Wettelijke kaders
Onderdeel van Handboek Vervanging archiefbescheiden van de gemeente Veenendaal, 2026