Bij retrospectieve vervanging digitaliseert men bestaande documenten of archieven onder beheer van de gemeente Veenendaal. De minimale vereisten uit dit handboek gelden ook hiervoor. Dit zijn vaak eenmalige projecten om fysieke collecties digitaal beschikbaar te maken en ruimte te besparen. Deze projecten kunnen gebruikmaken van bestaande scanvoorzieningen en richtlijnen. Extra vereisten zoals documentlogistiek, speciale bevoegdheden, beveiliging en mogelijke uitbesteding worden ingeregeld.
Bij uitbesteding stelt de gemeente Veenendaal eisen en houdt toezicht op de kwaliteit.
Retrospectieve vervangingstrajecten worden als afzonderlijke projecten beschouwd met de volgende uitgangspunten:
Het College moet een vervangingsbesluit nemen volgens de eisen in dit handboek.
Minimaal de kwaliteitsvereisten uit dit handboek worden gehanteerd.
Aanvullende eisen voor digitalisering, metadatering en opname in een archiefsysteem zijn mogelijk en worden beoordeeld op haalbaarheid en juistheid.
Adequate verslaglegging en projectdocumentatie worden vastgelegd, inclusief een projectplan dat ter advisering aan de archivaris wordt voorgelegd.
Een formele verklaring van vervanging wordt opgesteld volgens Artikel 6 en 8 van het Archiefbesluit 1995, met een specificatie van de vervangen archiefbescheiden en de reden van vervanging. Deze verklaring wordt bewaard door de gemeente Veenendaal.
De proceseigenaar is verantwoordelijk voor de vervanging van zijn archiefbescheiden. De gemeente Veenendaal blijft eindverantwoordelijk en voert altijd een eindcontrole uit.
Beleids-, toezichthoudende en ondersteunende teams worden betrokken bij vervangingstrajecten. Zij bieden advies en ondersteuning bij het inrichten van scantrajecten, aansluiting op archiefsystemen en duurzame archivering en toegankelijkheid van digitale documenten volgens wet- en regelgeving.
Hoofdstuk
Artikel 2:
Retrospectieve vervanging
Onderdeel van Handboek Vervanging archiefbescheiden van de gemeente Veenendaal, 2026