De scannerinstellingen (ook die van de multifunctionals) zijn vastgelegd in een scanprofiel en standaardinstellingen. De scanners zijn optimaal ingesteld volgens deze instellingen om de beeldkwaliteit van de scans te waarborgen, gebaseerd op de aard, inhoud en gebruik van de documenten. Hierdoor blijven alle gegevens behouden.
Instelling
Eis of aanbeveling
Achtergrond
Scanresolutie: minimaal 300 ppi
Eis
Deze resolutie wordt in de Richtlijnen Preservation Imaging (Metamorfoze) nodig geacht om de minimale scherpte van 5 lp/mm (QI) te halen. Bij lagere resoluties wordt tekstherkenning (OCR) bemoeilijkt, waardoor de bruikbaarheid van gegevens vermindert.
Reproductie: kleur, bitdiepte 24
Eis
Deze bitdiepte wordt in DE BASIS voor vervaardiging van beeld (DEN) nodig geacht om de essentiële kleureigenschappen van het origineel te behouden. 48 bits kleur dient alleen te worden toegepast in uitzonderlijke gevallen waarbij archiefbescheiden een uitzonderlijk kleurbereik en/of diepe zwarte tinten hebben. Digitaliseren in 8 bits grijswaarden (16 bits alleen voor originelen met groot tonaal bereik) wordt alleen aanbevolen wanneer kleur geen betekenis heeft. Zie voor dit laatste ook de Richtlijnen Preservation Imaging (Metamorfoze). Over het algemeen geldt dat de visuele kwaliteit van een kleurenreproductie doorgaans beter is dan een opname in grijswaarden, zelfs als het gaat om teksten waarop uitsluitend zwart en wit voorkomt.
Bestandsformaat: PDF/A1
Eis
Artikel 26, eerste lid van de Archiefregeling vereist dat digitale archiefbescheiden, uiterlijk op het tijdstip van overbrenging, worden opgeslagen in een valideerbaar en volledig gedocumenteerd bestandsformaat dat voldoet aan een open standaard.
Compressie: standaard geen
Aanbeveling
Zowel de Handreiking Vervanging Archiefbescheiden (Archief 2020) als DE BASIS voor vervaardiging van beeld (DEN) raden standaard geen compressie aan.
Dubbelzijdig scannen: aan
Aanbeveling
Artikel 17, onderdeel b van de Archiefregeling verplicht afdoende eisen te formuleren waaraan de vervanging moet voldoen, waaronder de vormeigenschappen.
Blanco pagina’s: aan
Aanbeveling
Artikel 17, onderdeel a van de Archiefregeling verplicht afdoende eisen te formuleren waaraan de vervanging moet voldoen, waaronder de vormeigenschappen.
Opvullen perforatiegaten: uit
Aanbeveling
Artikel 17, onderdeel b van de Archiefregeling verplicht afdoende eisen te formuleren waaraan de vervanging moet voldoen, waaronder de vormeigenschappen.
Kleurcorrectie: uit
Aanbeveling
In de Handreiking Vervanging Archiefbescheiden (Archief 2020) worden automatische correcties, waaronder kleurcorrectie, afgeraden.
Nietjesdetectie: aan
Aanbeveling
Artikel 17, onderdeel b van de Archiefregeling verplicht afdoende eisen te formuleren waaraan de vervanging moet voldoen, waaronder de vormeigenschappen.
Scherpte, helderheid: automatisch en midden
Aanbeveling
Ten behoeve van het behouden van een authentieke weergave van het origineel en de kwaliteit van de scan, worden in naleving van de
Richtlijnen Preservation Imaging (Metamorfoze) objectieve (voorgeprogrammeerde) normen gebruikt. Als de scan achteraf geraadpleegd wordt, kan iedere gebruiker wel de scan naar eigen behoefte visueel aanpassen met behulp van de viewer: helderheid aanpassen en scherper maken is dan allemaal mogelijk, maar zonder dat de scan zelf verandert.
Contrast: automatisch en midden
Aanbeveling
Afbeeldingen met een hoog contrast kunnen eenvoudiger worden gescand dan beelden met een laag contrast. Volgens de Handreiking Vervanging Archiefbescheiden (Archief 2020) kan het noodzakelijk zijn om zelf de scansettings aan te passen.
Bijsnijden (autocrop): uit
Aanbeveling
De Richtlijnen Preservation Imaging (Metamorfoze) schrijft voor dat autocroppen mag maar dat, als autocrop wordt toegepast, het gehele origineel zichtbaar blijft om een zo authentiek mogelijke weergave van het origineel te behouden. Om informatieverlies te voorkomen staat autocrop standaard uit.
Rechtzetten: aan
Aanbeveling
Deze instelling is toegestaan volgens de Richtlijnen Preservation Imaging (Metamorfoze), maar de opnames moeten zo gemaakt worden dat rechtzetten van documenten eigenlijk niet nodig is.
Achtergrondonderdrukking: uit
Aanbeveling
In de Richtlijnen Preservation Imaging (Metamorfoze) wordt voorgeschreven dat documenten met een doorschijnende achtergrond, op een witte ondergrond gedigitaliseerd moeten worden.
Hoofdstuk 3.
Artikel 3.2
Scannerinstellingen
Onderdeel van Handboek Vervanging archiefbescheiden van de gemeente Veenendaal, 2026