Art. 4.1 Handboek Vervanging archiefbescheiden van de gemeente Veenendaal, 2026 — Procedure sorteren en selecteren

De postmedewerker opent alle inkomende en interne papieren documenten. Daarna bepaalt hij welke documenten voor vervanging in aanmerking komen. Dit gebeurt op basis van de criteria zoals opgenomen onder hoofdstuk 2. Handeling Verklaring Uitgevoerd door 1 Verzamelen Dit betreft: Documenten binnengekomen op het gemeentelijk postbusnummer en het antwoordnummer. Documenten die zijn aangetroffen in de gemeentelijke brievenbus. Documenten afgeleverd aan een balie. Documenten die onderhands, bijv. bij overleg met derden, zijn overhandigd en ingeleverd bij de postmedewerker. Postmedewerker of decentraal medewerker 2 Controleren van de juiste adressering Dit betreft: Check op de bestemming van het stuk (gemeente Veenendaal) en de eventuele vermelding van een specifiek team of individuele medewerker. Als een poststuk niet aan de gemeente Veenendaal gericht is wordt het poststuk (ongeopend) retour gestuurd naar de afzender. Postmedewerker of decentraal medewerker 3 Openen Alle post die gericht is aan de gemeente Veenendaal wordt geopend, met uitzondering van poststukken met de aanduiding persoonlijk, geheim, “in handen van” of vertrouwelijk. Deze worden ongeopend doorgestuurd (gedeponeerd in de postvakken) naar de desbetreffende afdeling of functionaris. Postmedewerker of decentraal medewerker 4 Beoordelen op het wel of niet in aanmerking komen voor vervanging, door de post te verdelen Documenten die een directe relatie hebben met een werkproces waarvoor de gemeente Veenendaal verantwoordelijk is zijn documenten: met een juridische lading, zoals bezwaar en beroep. waarin actie of reactie wordt gevraagd. waaruit financiële gevolgen kunnen voortvloeien. waarin afspraken worden gemaakt. die kunnen dienen als bewijslast. die het handelen van de organisatie verantwoorden. Postmedewerker of decentraal medewerker Documenten die niet aan de bovenstaande criteria voldoen worden niet gescand en niet geregistreerd. Deze documenten komen dus niet in aanmerking voor vervanging. Dit betreft met name reclamefolders, catalogi, kranten, tijdschriften. Postmedewerker of decentraal medewerker Bij twijfel wordt wel geregistreerd en gescand. Het document valt dan onder de categorie archiefdocumenten en volgt het reguliere vervangingsproces. Postmedewerker of decentraal medewerker

Rechtspraak bij dit artikel