Voor het scannen wordt het vastgestelde scanprofiel gebruikt, zoals uitgewerkt in hoofdstuk 3 van dit handboek.
Handeling
Verklaring
Uitgevoerd door
1
Voorbereiden
Uit te voeren werkzaamheden voor alle te scannen documenten:
Hechtmiddelen zoals nietjes, plastic, paperclips en spiraalbandjes verwijderen.
Het eventueel lossnijden van de rug van ingebonden documenten.
Het eventueel ‘plat’ maken van de documenten (terugvouwen van scherpe vouwranden, kreukvrij maken en terugvouwen ezelsoren).
Documenten die kleiner zijn dan een A4-formaat worden voorzien van een witte achtergrond als scanning op de reguliere manier geen goed resultaat oplevert.
Postmedewerker of decentraal medewerker
2
Scannen
Uit te voeren werkzaamheden:
Controleren of de glasplaat van de scanneer schoon is
De documenten recht op de scanner leggen.
Postmedewerker of decentraal medewerker
3
Controleren
Hierop volgt de procedure kwaliteitscontrole van de scans en eventuele herstelacties, zie hoofdstuk 4.3.
Postmedewerker of decentraal medewerker
Hoofdstuk 4.
Artikel 4.2
Procedure voorbereiden en scannen
Onderdeel van Handboek Vervanging archiefbescheiden van de gemeente Veenendaal, 2026