Op grond van artikel 8 van het Archiefbesluit wordt jaarlijks gelijktijdig met een steekproefcontrole een verklaring van vervanging opgesteld door de informatiebeheerder. Hierin wordt ten minste opgenomen:
De grond op basis waarvan de vervanging heeft plaatsgevonden.
Een beschrijving van de manier waarop vervanging heeft plaatsgevonden.
Zie voor het model bijlage 3. Een exemplaar van deze verklaring wordt samen met het bewijs van vernietiging opgenomen in de opslaglocatie en blijvend bewaard.
Volgens Artikel 17, onderdeel d van de Archiefregeling legt de informatiebeheerder op documentniveau in Mozard of een daartoe aangewezen procesapplicatie vast dat vervanging heeft plaatsgevonden. Daarbij voegt de informatiebeheerder de volgende metadata toe:
Dat vervanging heeft plaatsgevonden.
Op welke datum dat is gebeurd.
Door wie deze handeling is uitgevoerd.
Hoofdstuk 5.
Artikel 5.3
Verslaglegging en verklaring van vervanging
Onderdeel van Handboek Vervanging archiefbescheiden van de gemeente Veenendaal, 2026