Art. 6.2 Handboek Vervanging archiefbescheiden van de gemeente Veenendaal, 2026

Periodieke controles vinden op verschillende momenten plaats. Het gaat daarbij om: Maandelijkse controles: Controle op de scanners en scaninstellingen. De leverancier van de scanapperatuur zorgt voor periodiek onderhoud (zie ook 3.3 beheer en onderhoud). De informatiebeheerder voert maandelijks een controle uit waarna als noodzakelijk bijstelling of reparatie plaats zal vinden. De resultaten worden vastgelegd in een logboek. Na het onderhoud aan de scanner wordt gecontroleerd of het scanprofiel voldoet aan de vereisten zoals aangegeven in 3.2 instellingen van dit handboek. Jaarlijkse controles: Controle op het Handboek vervanging gemeente Veenendaal. Deze controle is beschreven in hoofdstuk 7. Een audit op het vervangingsproces. Deze controle is ook beschreven in hoofdstuk 7. NB: de decentraal gescande documenten worden ook meegenomen in de kwaliteitscontroles. Hiertoe verzamelt de Informatiebeheerder periodiek de gescande documenten op de scanlocaties en slaat deze op in dag-, week- of maanddozen. 6.3 Steekproefmethode Om de kwaliteit van de werkwijze en scans te beoordelen kunnen steekproeven uitgevoerd worden. Dit is ook van toepassing op de gedigitaliseerde documenten die onder retrospectieve vervanging vallen. Voor het bepalen van de omvang van de steekproef en de hoeveelheid fouten die binnen de acceptatiegrens vallen, wordt gebruik gemaakt van de Acceptable Quality Level-methode (AQL) zoals omschreven in de Handreiking Vervanging van het Nationaal Archief. Dit maakt het mogelijk om een weloverwogen steekproef te nemen die ook iets zinnigs zegt over de kwaliteit van de totale hoeveelheid scans in een week. Geaccepteerd kwaliteitsniveau: Dit is het laagste kwaliteitsniveau dat gemiddeld genomen geaccepteerd wordt. Bijvoorbeeld: in 1% van de aangeleverde documenten mogen fouten zitten. Hoe hoger het controleniveau, des te kleiner de kans dat een batch wordt goedgekeurd omdat deze niet voldoet aan het kwaliteitsniveau (bijvoorbeeld door een te groot aantal fouten). Steekproeven op de registraties en scans Binnen Veenendaal worden iedere week gemiddeld 400 analoge documenten geregistreerd en gescand door de postmedewerker. Per werkdag komt dit neer op 80 registraties/scans en per maand op 1600. Driemaandelijks neemt de gemeente steekproeven op de registraties en scans. Dit komt neer op ongeveer 4800 scans. Bij de driemaandelijkse steekproef controleert de gemeente 10% van het gemiddeld aantal binnengekomen documenten. De scans worden gecontroleerd op basis van de in paragraaf 4.4 vastgestelde kwaliteitseisen. Dit betekent dat van de 1600 scans die in een maand zijn gemaakt, de gemeente Veenendaal 160 scans per maand controleert, per driemaandelijkse controle worden in totaal 480 scans gecontroleerd. Er zijn drie controleniveaus. Van de 480 scans die worden gecontroleerd, mogen 48 scans (1% van totale aantal scans in drie maanden) een fout bevatten. Bevatten de scans meer dan 49 fouten, dan is de toegestane foutmarge van 1% overschreden en worden de volgende acties uitgevoerd: Alle documenten van de gecontroleerde batch worden nogmaals gecontroleerd. Achterhaald wordt wie die dag de scans heeft gemaakt. Onderzocht wordt wat de oorzaak was van de fouten. De foutieve scans worden opnieuw gescand. Door deze stappen kan het team Communicatie en Secretariaat voorkomen dat fouten zich herhalen en kan de kwaliteit van het vervangingsproces worden verbeterd.

Rechtspraak bij dit artikel