De teamleider Informatisering en Automatisering is eindverantwoordelijk voor het vervangingsproces, de daaruit voortkomende resultaten en de duurzaamheid van de archiefbescheiden. Werkzaamheden die voorkomen uit dit handboek zijn voornamelijk belegd bij team Communicatie en Secretariaat en tot op zekere hoogte bij team Informatisering en Automatisering.
De teamleider Informatisering en Automatisering is integraal verantwoordelijk voor:
Het realiseren van de minimum kwaliteitscriteria en resultaten zoals gedefinieerd in dit handboek.
Het documenteren van de voorstellen omtrent wijzigingen, de bijhorende besluiten en de daadwerkelijke wijzigingen in bijlage 4.
De voorgenomen wijzigingen vereisen de instemming van de gemeentearchivaris.
Over de voorgenomen wijzigingen worden de betrokken organisatieonderdelen altijd geïnformeerd.
De gemeentearchivaris is verantwoordelijk voor het beoordelen van voorstellen voor wijzigingen in het vervangingsproces volgens het informatie- en archiveringsbeleid en de wet- en regelgeving. Deze voorstellen moeten schriftelijk worden ingediend. Voorstellen die de kwaliteit en duurzaamheid van de archiefbescheiden verminderen, worden niet uitgevoerd.
Het team Communicatie en Secretariaat is niet verantwoordelijk voor de kwaliteit van werkzaamheden in het vervangingsproces als deze niet door hen worden uitgevoerd, namelijk in het geval van decentraal scannen. Dit valt onder een afwijkende procedure zoals beschreven in paragraaf 4.6.
Hoofdstuk 7.
Artikel 7.1
Bevoegdheden voor wijzigingen
Onderdeel van Handboek Vervanging archiefbescheiden van de gemeente Veenendaal, 2026