In een aanbestedingsteam worden diverse rollen onderscheiden. In het kort bestaat een aanbestedingsteam uit minimaal drie rollen.
- - Concerninkoper: is verantwoordelijk voor de inkooptechnische analyses en -advisering en de aansturing van het inkoopproces (Hoe het inkoopproces verloopt).
- - Materiedeskundige: is verantwoordelijk voor de behoeftestelling en de inbreng van vakinhoudelijke kennis (Wat er wordt ingekocht).
- - Budgethouder: is beslissingsbevoegd en verantwoordelijk voor wat, waaraan en wanneer geld wordt uitgegeven.
Indien er sprake is van complexere aanbestedingen, kan het aanbestedingsteam uitgebreid worden. Te denken valt aan rollen als:
- - Interne en Externe adviseurs: bijvoorbeeld op gebied van social return, duurzaam inkopen, informatieveiligheid & privacy, juridische zaken, ICT, financiën, subsidies en communicatie.
- - Contractbeheerders en -managers.
- - Gebruikers: zowel inwoners als interne gebruikers.
- - Anderen: bijvoorbeeld ondernemingsraad, administratieve ondersteuning of bestellers.
Deze teamleden kunnen hun kennis en ervaring inbrengen in verschillende fases van het inkoopproces.
Vanuit het uitgangspunt van functiescheiding zijn bij alle inkooptrajecten minimaal twee medewerkers betrokken en wordt er dus een 4-ogen principe gehanteerd.