Als onderdeel van het inkoopproces is iedere medewerker zelf verantwoordelijk voor het uitvoeren van de contractmanagementactiviteiten. Medewerkers van Bizob ondersteunen het contractmanagementproces. In het inkoopplan van de Gemeente wordt vastgelegd ten aanzien van welke contracten het contractbeheer- en managementactiviteiten door medewerkers van Bizob worden uitgevoerd c.q. begeleidt.
In een contractmanagementteam worden diverse rollen onderscheiden. In het kort bestaat een contractmanagementteam uit minimaal drie rollen.
- - Contractbeheerder: registreert de overeenkomst, houdt deze registratie actueel en ontsluit de relevante informatie aan de organisatie.
- - Contractmanager: is verantwoordelijk voor de aansturing van de contractmanagementactiviteiten zowel intern als richting de leverancier.
- - Contracteigenaar: is de hoofdgebruiker van de overeenkomst en levert inbreng ten aanzien van de geleverde producten en diensten in nauwe afstemming met de contractmanager.
Een contractmanagementteam kan net als een aanbestedingsteam worden uitgebreid met specifieke rollen.
Contractmanagers zien erop toe dat leveranciers blijvend voldoen aan de afspraken op het gebied van informatieveiligheid en privacy. Dit omvat het recht om periodiek audits of controles uit te voeren, incidentmeldingen te ontvangen en de naleving van bewaartermijnen en beveiligingsstandaarden te toetsen.