3.1 Algemeen juridisch kader

Alle relevante wet- en regelgeving, die betrekking heeft op inkopen en aanbesteden, wordt nageleefd. (sub)Team Inkoop monitort het naleven van deze wet- en regelgeving en daarmee de rechtmatigheid van uitgaven door het uitvoeren van een periodieke spendanalyse. De budgethouders worden door de inkopers periodiek geïnformeerd over eventueel gesignaleerde onrechtmatigheden. Concerncontrol wordt betrokken bij de jaarlijkse evaluatie van naleving en rechtmatigheid.

3.2 Proportionaliteit

Het proportionaliteitsbeginsel is één van de beginselen van het aanbestedingsrecht. De toepassing van dit beginsel is uitgewerkt in de Gids Proportionaliteit. De Gids Proportionaliteit is een verplicht richtsnoer. De verplichting geldt bij Europese, nationale, meervoudig en enkelvoudig onderhandse aanbestedingen. Het proportionaliteitsbeginsel houdt in: de keuzes van een aanbestedende dienst en de eisen en voorwaarden die hij stelt bij een aanbesteding moeten in redelijke verhouding staan tot de aard en omvang van de aan te besteden opdracht.

3.3 Opdrachtverstrekking en overeenkomst

Het is voor de rechtmatigheid van uitgaande correspondentie en opdrachten van groot belang dat de ondertekening van documenten plaatsvindt door een persoon die hiervoor door het college van burgemeester en wethouders is gemandateerd (mandaatregister). Bij opdrachten die vooraf hoger geraamd zijn dan de Europese aanbestedingsgrens zal de opdrachtgever vooraf toestemming geven tot het publiceren van de aanbesteding. Dat kan alleen als de opdrachtgever ook het geraamde budget beschikbaar heeft.

3.4 Verstrekking van volmachten aan derden

Omdat er een sterk regionaal verband is waarin opdrachten (waar mogelijk) gezamenlijk worden aanbesteed, dient de gemeente Almelo in voorkomende gevallen een volmacht aan een andere aanbestedende dienst te verlenen. Wanneer de geschatte uitgaven binnen het bestaande budget van de organisatie vallen, kan de gemandateerde budgethouder de volmacht verstrekken. De budgethouder zal te allen tijde de volmacht voorleggen aan (sub)team Inkoop voordat deze getekend wordt.

3.5 Wet Bibob

Gemeente Almelo hanteert aanvullend de Wet Bibob (Bevordering Integriteitbeoordelingen door het Openbaar Bestuur). Dit biedt de mogelijkheid om bij het Landelijk Bureau Bibob (LBB) in concrete aanbestedingen advies te vragen over de aanwezigheid van feiten en omstandigheden die binnen de Europese aanbestedingsrichtlijnen aanleiding kunnen zijn partijen uit te sluiten. Ook het eigen Bibob-onderzoek behoort tot de mogelijkheden zover de aanbesteding ziet op één van de risicocategoriën behorend bij het geldende lokale Bibob-beleid. Situationeel per aanbesteding zal worden bepaald of advies bij het Landelijk Bureau Bibob moet worden ingewonnen.

3.6 Toepasselijke richtlijnen en documenten

Toepasselijke richtlijnen en documenten

Leveringen en diensten

Europees

Nationaal

Meervoudig onderhands

  • - Aanbestedingswet 2012;
  • - Gids Proportionaliteit;
  • - Twentse klachtenregeling bij aanbesteden 2013 (gewijzigd in 2023);
  • - DNR 2011 met addendum (bij advies en architecten diensten);
  • - VNG Model Algemene Inkoopvoorwaarden voor leveringen en diensten (in overleg met (sub)team Inkoop);
  • - GiBit (voor leveringen en diensten op het gebied van ICT);
  • - Regionaal inkoop- en aanbestedingsbeleid;
  • - Uitvoeringsregels gemeente Almelo.

Leveringen en diensten

Enkelvoudig onderhands

  • - Schriftelijke offerte aanvraag;
  • - Schriftelijke opdrachtverlening;
  • - Gids Proportionaliteit;
  • - VNG Model Algemene Inkoopvoorwaarden voor leveringen en diensten (in overleg met (sub)team Inkoop);
  • - GiBit (voor leveringen en diensten op het gebied van ICT);
  • - Uitvoeringsregels gemeente Almelo.

Werken Europees

Nationaal

Meervoudig onderhands

  • - Aanbestedingswet 2012;
  • - Gids Proportionaliteit;
  • - ARW2016;
  • - Twentse klachtenregeling bij aanbesteden 2013 (gewijzigd in 2023);
  • - Geldende versie van de UAV;
  • - Geldende versie van de UAV-GC;
  • - Regionaal inkoop- en aanbestedingsbeleid;
  • - Uitvoeringsregels gemeente Almelo.

Werken

Enkelvoudig onderhands

  • - Schriftelijke offerte aanvraag;
  • - Schriftelijke opdrachtverlening;
  • - Gids Proportionaliteit;
  • - Geldende versie van de UAV.