5.1 Lokale en regionale economie & MKB
In het inkoopbeleid staat opgenomen; “Waar mogelijk geven we de voorkeur aan lokale en regionale (MKB) ondernemers bij het inkopen van leveringen, diensten en werken.” In de praktijk geldt het volgende:
Bij enkelvoudig onderhandse opdrachten:
• Wordt onderzocht of een lokale ondernemer uit de gemeente Almelo het gevraagde kan leveren tegen de kwaliteitseisen die wij vragen. Zo ja, bij een goed aanbod wordt zaken gedaan met deze ondernemer uit de gemeente Almelo;
• Als er geen geschikte ondernemer uit de gemeente Almelo is, of als er geen goed aanbod gedaan wordt door een ondernemer uit de gemeente Almelo? Dan wordt onderzocht of er een geschikte regionale ondernemer is;
• Zijn er ook geen geschikte regionale ondernemers, of zijn er geen ondernemers in de regio die een goed aanbod (kunnen) doen? Dan wordt buiten de regio Twente gekeken.
Bij meervoudig onderhandse opdrachten:
• Worden conform de Gids Proportionaliteit 3 tot 5 lokale ondernemers op basis van objectieve gronden gevraagd een offerte uit te brengen. Indien mogelijk worden ondernemers uit de gemeente Almelo uitgenodigd;
• De overige ondernemers die geselecteerd worden, komen bij voorkeur uit de regio Twente. Zijn er geen (of minder dan het beoogde aantal) geschikte ondernemers in gemeente Almelo of de regio Twente, dan worden partijen van buiten de regio geselecteerd;
• In het kader van doelmatigheid worden zo af en toe bewust ondernemers van buiten de regio geselecteerd. Dit om lokale en regionale ondernemers scherp te houden qua prijs, kwaliteit en innovaties.
5.2 Bepalen van de inkoopprocedure
De Aanbestedingswet en de Gids Proportionaliteit kennen onder de Europese drempel geen harde grenzen, maar geven aan dat moet worden gekeken naar de aard en de omvang van de opdracht om een afweging te maken. De Gids Proportionaliteit geeft wel een richting die gebruikt moet worden bij deze afweging. Opdrachtgever vraagt bij (sub)team Inkoop om advies en begeleiding. Afhankelijk van de aard en omvang van de opdracht wordt er door (sub)team Inkoop een advies gegeven inclusief de te kiezen inkoopprocedure. (sub)Team Inkoop zal vervolgens de inkoopprocedure begeleiden indien de geschatte waarde boven de drempel voor meervoudig onderhands aanbesteden ligt.
Er wordt gerapporteerd op de niet-gevolgde adviezen, waarbij dit minimaal in de jaarlijkse accountgesprekken tussen (sub)team Inkoop en teammanagers besproken wordt. De rapportage op het niet gevolgde advies wordt ook met de gemeentesecretaris en de betreffende portefeuillehouder gedeeld.
5.3 Raming en financieel budget
De opdrachtwaarde wordt bepaald door één van onderstaande opties:
• Opdrachten die een vaste looptijd hebben: op de grondslag van de totale geraamde waarde voor de gehele looptijd (inclusief opties en verlengingen);
• Totale waarde van de opdracht(en) over een periode van vier jaar (48 maanden), indien de overeenkomst geen einddatum heeft.
Bij een opdrachtwaarde boven de Europese drempel is alleen een Europese procedure toegestaan. Hier kan niet van afgeweken worden tenzij sprake is van een wettelijke uitzonderingsmogelijkheid zoals bijvoorbeeld het publiceren van vrijwillige transparantie of SAS-diensten. (sub)Team Inkoop bepaalt, in samenspraak met manager Financiën en de betreffende portefeuillehouder, van welke uitzonderingsmogelijkheden gebruik gemaakt kan worden.