De inkooporganisatie van de gemeente Almelo kenmerkt zich als een gecoördineerde inkooporganisatie, dat houdt in dat enerzijds de behoeften vanuit de organisatie centraal worden gebundeld waarbij anderzijds teams decentraal inkopen na advies en begeleiding van (sub)team Inkoop. De organisatie bereikt dit door medewerkers uit verschillende eenheden en teams zo actief en gecoördineerd mogelijk te betrekken bij de inkoopactiviteiten.
6.1 De inkoopfunctie in de organisatie
De inkoopfunctie binnen onze organisatie omvat iedereen die te maken heeft met inkoopprocessen. Dit kan zowel betrekking hebben op het doorlopen van een inkoopproces (deel uitmaken van het inkoopteam) als op het gebruikmaken van de uitkomsten van dat proces. Dit maakt de inkoopfunctie vele malen breder dan (sub)team Inkoop. Echter, (sub)team Inkoop zal doorgaans in alle inkooptrajecten adviseren en, indien de geschatte waarde hoger is dan de drempel voor meervoudig onderhands aanbesteden, de inkoopprocedure begeleiden. Zie voor de rolverdeling bijlage 1 RASCI model gemeente Almelo.
6.1.1 (sub)Team inkoop
Gemeente Almelo heeft de inkoop zo georganiseerd, dat degene die een inkoop/aanbesteding wenst te doen verantwoordelijk is en gedurende het hele traject verantwoordelijk blijft voor deze inkoop/aanbesteding. (sub)Team Inkoop adviseert bij de voorgenomen inkoop/aanbesteding en begeleidt, indien de geschatte waarde hoger is dan de drempel voor meervoudig onderhands aanbesteden, de inkoopprocedure. (sub)Team Inkoop is verantwoordelijk voor het verder professionaliseren van inkooptrajecten.
De strategisch inkoopadviseur richt zich op inkoopbeslissingen die de richting van de inkooporganisatie op de lange termijn bepalen, binnen de kaders van het organisatiebeleid.
De tactisch inkoopadviseur adviseert, treft voorbereidingen en begeleidt procesmatig diverse inkooptrajecten in samenwerking met het aanbestedingsteam. Een belangrijk onderdeel van tactische inkoop is het bepalen van de aanbestedingsstrategie van een inkooptraject. Is daarnaast ook aangehaakt bij de regionale inkoopsamenwerking en neemt vanuit deze rol deel aan regionale vergaderingen.
6.1.2 Contracten
Contracten worden vastgelegd in Join en het financieel systeem. Per contract is de looptijd vastgelegd, met een signaalfunctie naar het moment dat de overeenkomst afloopt (12 maanden voor afloop van de overeenkomst). Ook is duidelijk vastgelegd wie verantwoordelijk is voor een bepaalde overeenkomst, en wordt in die administratie ook de correspondentie met de leverancier opgenomen. Contractbeheer vormt de basis voor goed contractmanagement.
Contractmanagement omvat alle activiteiten vanaf het sluiten van de overeenkomst tot en met het tot uitvoer brengen van de gemaakte afspraken. Het contract dient als uitgangspunt en als start voor de levering van producten, diensten of werken vanuit de leverancier naar de eigen organisatie. Het gaat om het proces waarbij wordt bewaakt of alle partijen bij een overeenkomst volledig voldoen aan hun verplichtingen, zodat wordt voldaan aan de doelstellingen van het contract en de doelstellingen van de organisatie.
6.2 Aanbestedingskalender
Er is een gemeentelijke aanbestedingskalender. Hiervoor vraagt (sub)team Inkoop elk kwartaal bij de managers, programmaregisseurs en budgethouders uit welke aanbestedingen eraan staan te komen. Deze kalender is ook van belang voor de inkoopsamenwerking binnen Twente.
6.3 Inkoopproces en contractbeheer vastleggen
Zodra uit het inkooptraject een contract voortkomt met een specifieke partij, én dit contract een financiële verplichting met zich meebrengt, moet het contract worden geregistreerd in het financieel systeem. Zodra het contract in het financieel systeem is vastgelegd, kan het operationele inkoopteam hier inkooporders (verplichtingen) op aanmaken. Dit maakt het mogelijk om de uitnutting op het contract goed te volgen. Het financieel systeem biedt daarnaast de mogelijkheid om tijdig te signaleren wanneer de uitnutting van het contract de afgesproken contractwaarde nadert.
6.4 Digitaal aanbesteden
Voor enkelvoudig onderhandse aanbestedingen geldt dat deze zoveel mogelijk via (beveiligde) mail worden uitgevraagd. Een standaard offerteaanvraag met bijbehorende documenten (formats) is op te vragen bij (sub)team Inkoop. Meervoudig onderhandse aanbestedingen en Nationale/Europese aanbestedingen verlopen via een, door het (sub)team Inkoop beheerde, digitaal aanbestedingsportaal. Op basis van de verkregen informatie (wensen/eisen) ten aanzien van het beoogde inkooptraject, adviseert de inkoopadviseur de opdrachtgever over de wijze waarop de procedure doorlopen kan worden. De uitvoering vindt in nader overleg plaats tussen opdrachtgever en inkoopadviseur.
6.5 Gunningsmethodiek
Er zijn drie gunningsmethodieken mogelijk vanuit de Aanbestedingswet waarbij het containerbegrip Economisch Meest Voordelige Inschrijving (EMVI) wordt gehanteerd. Gemeente Almelo hanteert in de regel de methodiek Beste Prijs-Kwaliteit Verhouding (BPKV).
Beste Prijs-Kwaliteitsverhouding
Bij deze methodiek wordt zowel kwalitatieve als financiële informatie gewogen. Er moeten in ieder geval twee subgunningscriteria worden onderscheiden: prijs en kwaliteit, inclusief de relatieve weging.
Laagste prijs
De methodiek laagste prijs kan enkel worden toegepast als:
• De gevraagde kwaliteit is gestandaardiseerd;
• Er zijn geen grote verschillen in kwaliteit te verwachten;
• De scope en omvang van de opdracht zijn eenduidig vast te leggen.
Laagste kosten op basis van kosteneffectiviteit (lifecycle)
Het gaat om de laagste kosten die berekend zijn op basis van kosteneffectiviteit zoals levenscycluskosten. De levenscycluskosten hebben betrekking op de kosten gedurende de gehele levenscyclus van een dienst, levering of werk. Bij gebruik van dit gunningscriterium dient wel een motivatie gegeven te worden en waarom niet gegund wordt op BPKV. Dit gunningscriterium kan ingezet worden om duurzamer aan te besteden, aangezien de totale kosten van een product of diensten worden meegenomen in de gunning.
6.6 Standaard documenten
(sub)Team Inkoop beschikt over standaard documenten waarmee de inkoopfunctie in de organisatie zakelijk en professioneel opdrachtgeverschap kan uitstralen, maar waarbij direct ook risico’s gedekt worden. (sub)Team Inkoop is verantwoordelijk voor deze standaard documenten. Zij zal zich inspannen om deze actueel te houden.
Inkoopvoorwaarden VNG
Bij alle inkopen, ongeacht opdrachtwaarde, moeten de inkoopvoorwaarden van gemeente Almelo (VNG) van toepassing worden verklaard, uitzonderingen daargelaten. Uitzonderingsgevallen dienen altijd eerst met het (sub)team Inkoop besproken te worden.
6.7 Schema keuze aanbestedingsprocedure/interne drempels
De Gids Proportionaliteit geeft een bandbreedte weer in de keuze voor de te hanteren aanbestedingsprocedure. Belangrijk voor deze keuze is het resultaat van de marktanalyse en de verhouding tussen (interne) kosten en opdrachtwaarde. Voor aanbestedingen met een lage opdrachtwaarde wordt, met name vanuit het aspect proportionaliteit van kosten, er bewust voor gekozen om meer ruimte te scheppen in de drempelbedragen voor de enkelvoudig onderhandse aanbestedingen. Motivering hiervoor is dat de verhouding tussen in- en externe kosten en de opdrachtwaarde ongunstig uitpakt voor zowel de marktpartijen als de gemeente bij opdrachten tussen €30.000,- en €50.000,-.
Voor leveringen en diensten
Procedure
Opdrachtwaarde excl. Btw
Akkoord*
Enkelvoudig onderhands
<= € 50.000,-
N.v.t.
Meervoudig onderhands
>= € 50.000,- tot drempel EA
Akkoord via (sub)team Inkoop in samenspraak met manager Financiën en deelbudgethouder
Europees aanbesteden
Vanaf drempel EA
N.v.t.
Voor werken
Procedure
Opdrachtwaarde excl. Btw
Uitzondering*
Enkelvoudig onderhands
<= € 150.000,-
N.v.t.
Meervoudig onderhands
>= € 150.000,- tot drempel EA
College van B&W
Europees aanbesteden
Vanaf drempel EA
N.v.t.
* Zie paragraaf 6.8 voor nadere toelichting.
Voor zogenoemde sociale en andere specifieke diensten (hierna SAS-diensten) geldt een vereenvoudigde procedure, gezien de beperkte grensoverschrijdende dimensie van deze diensten. Denk bijvoorbeeld aan diensten op het gebied van onderwijs, gezondheidszorg, maatschappelijke dienstverlening, administratiediensten voor onderwijs en enkele juridisch diensten. In bijlage XIV van Richtlijn 2014/24/EU staat een opsomming van diensten waarvoor een vereenvoudigde procedure geldt.
Wanneer gebruiken
De vereenvoudigde procedure kan gebruikt worden voor SAS-diensten, voor zover deze diensten in bijlage XIV van Richtlijn 2014/24/EU staan genoemd.
Beschrijving procedure - Boven de drempel - €750.000
De specifieke voorschriften die gelden voor SAS-diensten staan in de artikelen 2.38 en 2.39 van de Aanbestedingswet 2012. Deze artikelen zijn alleen van toepassing indien de waarde van de opdracht de drempelwaarde van €750.000 overschrijdt.
Beschrijving procedure - Onder de drempel - €750.000
Bij SAS-diensten onder de €750.000 zal in de praktijk vaak een meervoudige onderhandse procedure gebruikt worden, waarbij drie offertes gevraagd worden. Let daarbij op, indien sprake is van een duidelijk grensoverschrijdend belang moet de opdracht worden aangekondigd.
6.8 Uitzonderingssituaties
Op het moment dat er gegronde redenen zijn om een afwijkende aanbestedingsprocedure te volgen, dan geldt, afhankelijk van de opdrachtwaarde, dat er vooraf dient te worden afgestemd met het (sub)team Inkoop. Een afwijking van een aanbestedingsprocedure is alleen mogelijk voor een aanbesteding onder de geldende Europese drempel en binnen de kaders van het geldende Twents inkoop- en aanbestedingsbeleid. Afwijkingen van de aanbestedingsprocedure dienen plaats te vinden conform Bijlage 1: schema’s keuze aanbestedingsprocedure Gids Proportionaliteit juli 2016 met bijbehorende toelichting (kleurenschema) opgenomen in het Twents inkoop- en aanbestedingsbeleid . Indien men kiest voor een procedure in het rode gebied dient daarvoor een met relevante motieven onderbouwd besluit te worden genomen door het bestuur van de organisatie en te worden opgenomen in het aanbestedingsdossier. Voor een dergelijke afwijking van het aanbestedingsbeleid is derhalve een collegebesluit nodig. Het (sub)Team Inkoop stemt de afwijking af met de algemeen directeur/ gemeentesecretaris en de betreffende portefeuillehouder.
Vanzelfsprekend dient het collegevoorstel integraal tot stand te komen, waarbij het betreffende team verantwoordelijk is voor het indienen van het voorstel. De indiener van het voorstel is verantwoordelijk voor de inhoud van het betreffende voorstel, bewaakt de integraliteit en draagt zorg voor een deugdelijke motivatie waarom de uitzondering wordt toegepast (waarom en in hoeverre je afwijkt en waarom in die specifieke situatie). (sub)Team Inkoop wordt betrokken bij het opstellen van dit integrale voorstel, waarbij het onafhankelijk advies van (sub)team Inkoop onlosmakelijk onderdeel is van het voorstel. Voor de inhoud en onderwerpen van het collegevoorstel, kan het betreffende team/betreffende indiener, zich melden bij (sub)team Inkoop voor input.
6.9 Groslijstenmethodiek
De groslijstsystematiek is een objectieve en transparante wijze van uitnodigen van leveranciers die gaan deelnemen aan onderhandse aanbestedingen. Deze methode is gekozen om twee redenen. Ten eerste is vanuit een wettelijke verplichting een transparante en objectieve methode voor het selecteren van ondernemers vereist. Ten tweede wil de gemeente Almelo goed presterende aanbieders belonen door het toepassen van past performance. Tevens draagt de gemeente Almelo de lokale en regionale bedrijven een warm hart toe. Door gebruik te maken van de methodiek van groslijsten, wil de gemeente lokale en regionale bedrijven de kans bieden om mee te dingen naar opdrachten. De systematiek groslijsten is van toepassing op vaak terugkerende opdrachten, die niet geschikt zijn om op te nemen in een raamovereenkomst.
6.10 Inbesteding
De gemeente kan overheidsopdrachten zonder aanbesteding gunnen aan derden als deze derde als eigen organisatieonderdeel is aan te merken.