Naar aanleiding van het jaargesprek stelt de leidinggevende een definitieve beoordeling op. Hij gebruikt daarvoor het jaargesprekformulier. Op dat formulier worden ook de verwachte resultaten en ontwikkeling voor het aansluitend jaar vastgelegd, de afspraken over voornoemde onderwerpen en overige afspraken.
De medewerker kan op het jaargesprekformulier kanttekeningen plaatsen.
In het jaargesprek kan worden afgesproken dat de medewerker het jaargesprekformulier volledig invult. Bij verschil van mening over de formulering van de beoordeling, resultaatafspraken of ontwikkelingsafspraken is de versie van de leidinggevende bepalend.
De leidinggevende legt beoordeling, verwacht resultaat en ontwikkeling vast binnen twee weken na het jaargesprek. De medewerker ondertekent het jaargesprekformulier binnen twee weken na ontvangst voor akkoord.