In het kader van de treasury functie gelden de volgende algemene uitgangspunten op het gebied van administratieve organisatie en interne controle:
De verantwoordelijkheden en bevoegdheden van treasury activiteiten zijn op eenduidige wijze schriftelijk vastgelegd;
Bevoegdheden zijn via delegatie en mandaat nader schriftelijk vastgelegd;
Bij de uit te voeren treasury activiteiten is functiescheiding doorgevoerd met als belangrijkste voorwaarden:
- - iedere transactie wordt door minimaal twee verschillende functionarissen uitgevoerd (het vier ogen principe);
- - de uitvoering en controle geschieden door afzonderlijke functionarissen.
De taken en verantwoordelijkheden met betrekking tot de treasury functie van de gemeente staan in onderstaande tabel gedefinieerd.
| Functie | Verantwoordelijkheden |
| Gemeenteraad | ®Het vaststellen van treasury doelstellingen, het beleid en de beleidskaders in het treasurystatuut; ®Het vaststellen en houden van toezicht op de uitvoering van het treasurybeleid aan de hand van de financieringsparagraaf in de begroting en de jaarrekening. |
| College van B&W | ®Het uitvoeren van het treasury beleid (formele verantwoordelijkheid) en het betalingsverkeer; ®Het rapporteren aan de Gemeenteraad over de uitvoering van het treasurybeleid in de financieringsparagraaf. |
| Concerncontroller | ®Het controleren van de volledigheid, betrouwbaarheid en de rechtmatigheid van treasury activiteiten door het verrichten van interne controle activiteiten. Hierover rapporteren aan betrokkenen en het MT. ®Het bewaken van de kwaliteit van de treasuryprocessen. |
| Afdelingshoofd Interne Dienstverlening | ®Op basis van mandaat ondertekenen van financiële contracten voortvloeiend uit de treasuryfuncties; ®Formeel eindverantwoordelijk voor de kwaliteit van de informatievoorziening over treasury in de Planning en Control instrumenten. |
| Treasurer | ®Het voorbereiden van beleidsvoorstellen op treasurygebied; ®Invulling geven aan de feitelijke uitvoering van de treasuryfunctie conform het treasurystatuut; ®Het beheren van de geldstromen en verwerken van informatie van de afdelingen in een liquiditeitenplanning; ®Het onderhouden van contacten met banken, tussenpersonen en overige financiële instellingen. |
| Afdelingshoofden en budgethouders | ®Het zorg dragen voor het tijdig aanleveren van betrouwbare informatie over toekomstige geldstromen aan de Treasurer, met het oog op de liquiditeitenplanning. ®Het fiatteren van betalingen en ontvangsten ten laste of ten gunste van hun budgetten. |
| Externe accountant | ®In het kader van zijn reguliere controletaak adviseren en controleren van het uitgevoerde treasurybeheer en waar nodig adviseren. |
In onderstaande tabel staan bevoegdheden met betrekking tot treasury activiteiten weergegeven alsmede de daarbij benodigde autorisatie.
| Bevoegd functionaris (voorbereiding) | Bevoegd functionaris (autorisatie) | |
| Het uitzetten van gelden | Treasurer | Beheerder gemeentefinanciën¹ (v.w.b. beleggingsactiviteiten) |
| Het aantrekken van gelden | Treasurer | Beheerder gemeentefinanciën (v.w.b. beleggingsactiviteiten) |
| Het verstrekken van garanties en leningen aan derden | Treasurer | Gemeenteraad |
| Betalingsopdrachten voorbereiden en versturen | Betalingsfiatteur | Beheerder gemeentefinanciën |
| Bankrekeningen openen, sluiten en wijzigen | Treasurer | Beheerder gemeentefinanciën |
| Bankcondities en tarieven afspreken | Treasurer | Afdelingshoofd Interne Dienstverlening |
¹ De beheerder gemeentefinanciën is het afdelingshoofd Interne dienstverlening of een financieel consulent van de gemeente Asten.
Met betrekking tot de treasury activiteiten dient tenminste de in de onderstaande tabel opgenomen informatie te worden verstrekt door de betreffende functionarissen:
| Informatie | Frequentie | Informatie-verstrekker | Informatie-ontvanger |
| Opstellen van de financieringsparagraaf bij de begroting | Jaarlijks | Treasurer | Gemeenteraad |
| Opstellen van de financieringsparagraaf bij de jaarrekening | Jaarlijks | Treasurer | Gemeenteraad |
| Terugkoppeling treasuryactiviteiten inclusief liquiditeitenplanning | 2 keer per jaar | Treasurer | Commissie AZ/C |
| Opstellen overzicht uitgezette gelden | Ieder kwartaal | Treasurer | Portefeuillehouder |
| Stand van zaken uitzetten en aantrekken van gelden | Portefeuille-overleg | Treasurer | Portefeuillehouder |
| Uitzetten en aantrekken van gelden > € 1.000.000,= | Voor uitzetting c.q. aantrekking | Treasurer | Portefeuillehouder |
| Interne controle rapportage | Jaarlijks | Intern controleur | MT |