Preambule
De NVP-Sollicitatiecode bevat basisregels die arbeidsorganisaties naar het oordeel van de Nederlandse Vereniging voor Personeelbeleid (NVP) in acht behoren te nemen bij de werving en selectie ter vervulling van vacatures. De code is chronologisch opgebouwd vanaf het ontstaan van de vacature tot de aanstelling. De arbeidsorganisatie kan de (toepassing van de) code aan haar eigen specifieke situatie aanpassen, zo daartoe aanleiding bestaat. De NVP zal de praktijk van werving en selectie door arbeidsorganisaties volgen en haar invloed aanwenden om deze op het door haar voorgestane peil te brengen en te houden. De code is opgesteld in overleg met de Stichting van de Arbeid.
1. Uitgangspunten
Lid 1
De code is gebaseerd op de volgende uitgangspunten:
- - een eerlijke kans op aanstelling (gelijke kansen bij gelijke geschiktheid; de arbeidsorganisatie bepaalt haar keuze op basis van geschiktheid voor de functie);
- - sollicitanten worden deugdelijk en volledig geïnformeerd over de procedure, over de inhoud van de vacante functie en over de plaats daarvan in de organisatie;
- - van sollicitanten wordt slechts die informatie gevraagd die nodig is voor de beoordeling van de geschiktheid voor de functie;
- - de van sollicitanten verkregen informatie wordt vertrouwelijk en zorgvuldig behandeld; ook in andere opzichten wordt de privacy van de sollicitant gerespecteerd;
- - op een door de sollicitant schriftelijk bij de onderneming ingediende klacht over onzorgvuldige, onbillijke of onjuiste behandeling wordt door de betrokken onderneming binnen een redelijke termijn schriftelijk gereageerd.
Lid 2
Het is van belang dat de sollicitant zekerheid heeft over de te volgen sollicitatieprocedure. Dit betekent dat indien de arbeidsorganisatie afwijkt van de eenmaal gekozen procedure, zij dit aan de sollicitant meedeelt en toelicht. Overigens kan ook de sollicitant om een afwijking van de procedure verzoeken.
Lid 3
De NVP-Sollicitatiecode is gebaseerd op een procedure waarin extern geworven wordt via een personeelsadvertentie. Uiteraard vindt werving lang niet altijd op deze wijze plaats; werving gebeurt ook via kennissen/familie, via het arbeidsbureau, via een uitzendbureau, via een bureau voor werving en selectie, of uitsluitend intern. In die gevallen en in het geval geen werving plaatsvindt (bij zgn. open sollicitaties), geldt het onderstaande "voor zover van toepassing".
2. Ontstaan van de vacature
Lid 1
Indien de organisatie besluit dat er een vacature is of komt en dat die vervuld moet worden, maakt zij een beschrijving van de vacante functie waarin de relevante kenmerken worden vermeld. Daartoe behoren: taakinhoud en verantwoordelijkheid, plaats in de organisatie, aard van het dienstverband (bijvoorbeeld tijdelijk of detachering), arbeidstijden en arbeidsduur (bijvoorbeeld ploegendienst of deeltijd) en standplaats.
Lid 2
Functie-eisen kunnen betrekking hebben op vakbekwaamheid (opleiding, kennis en ervaring), gedrag en persoonlijke kenmerken. Eisen ten aanzien van persoonlijke kenmerken (bijvoorbeeld geslacht of levensbeschouwing)worden slechts gesteld indien deze in verband met een goede functievervulling noodzakelijk zijn en voor zover zij niet in strijd zijn met wettelijke regelingen.
3. Werving
Lid 1
Een personeelsadvertentie vermeldt, naast de relevante kenmerken van de vacature, de wijze van solliciteren (bijvoorbeeld of een sollicitatieformulier moet worden opgevraagd), de door de sollicitant te verschaffen informatie (zoals opleiding, diploma’s beroepsverleden en ervaring), eventuele bijzondere selectieprocedures/-middelen (zoals psychologisch onderzoek), een eventuele aanstellingskeuring en de termijn waarbinnen moet worden gesolliciteerd.
Lid 2
Wanneer het stellen van een leeftijdsgrens noodzakelijk is, wordt de reden daarvan aangegeven.
Lid 3
Indien een voorkeursbeleid ten behoeve van bepaalde groepen wordt gevoerd, wordt daarvan uitdrukkelijk melding gemaakt.
Lid 4
De organisatie eist van de sollicitant geen pasfoto’s voordat zij de sollicitant voor een bezoek heeft uitgenodigd.
4. Selectiefase
Lid 1
De organisatie bericht de sollicitant zo spoedig mogelijk (binnen enkele weken) na de sluitingsdatum voor reacties:
- - of hij wordt afgewezen;
- - of hij wordt uitgenodigd;
- - of zijn sollicitatie wordt aangehouden
(onder vermelding van de termijn waarbinnen nader bericht volgt).
Indien de sollicitant voor een bezoek wordt uitgenodigd of indien zijn sollicitatie wordt aangehouden, stuurt de organisatie samen met dit bericht de bij haar geldende sollicitatieprocedure, met inbegrip van de verwachte duur daarvan.
Lid 2
De organisatie stelt alleen vragen over aspecten die voor de functie en/of voor de functievervulling relevant zijn, zoals vakbekwaamheid opleiding, kennis en ervaring).
Lid 3
De organisatie verstrekt de sollicitant naar waarheid alle informatie die deze nodig heeft om zich een zo volledig mogelijk beeld te vormen van de vacature en van de organisatie.
Lid 4
De organisatie vergoedt de door de sollicitant in redelijkheid gemaakte reiskosten.
5. Nader onderzoek
Lid 1
Indien de organisatie inlichtingen over de sollicitant wil inwinnen bij derden, vraagt zij hiertoe vooraf diens toestemming. De beoogde informatie moet direct verband houden met de te vervullen vacature en mag geen onevenredige inbreuk maken op de persoonlijke levenssfeer van de sollicitant.
Lid 2
Een psychologisch onderzoek (waaronder ook begrepen een zogeheten assessment) kan slechts plaatsvinden door of onder verantwoordelijkheid van een erkend psycholoog. Deze behoeft de toestemming van de sollicitant om de resultaten van het onderzoek aan de opdrachtgever (de organisatie) te kunnen overleggen.
Lid 3
Een medisch onderzoek in verband met de aanstelling kan slechts plaatsvinden indien er aan de vervulling van de functie bijzondere eisen op het punt van de medische geschiktheid moeten worden gesteld. Het onderzoek wordt verricht door een arts, onder verantwoordelijkheid van de Arbo-dienst volgens de wettelijke regels.
Bij een aanstellingskeuring vormt het Protocol Aanstellingskeuringen de richtsnoer. De organisatie laat alleen de sollicitant medisch onderzoeken die zij denkt aan te stellen.
6. Eindselectie en beslissing
Lid 1
Indien de organisatie, in enige fase van de sollicitatieprocedure, besluit dat een sollicitant niet in aanmerking komt, ontvangt deze zo spoedig mogelijk schriftelijk bericht. De afwijzing wordt zo goed mogelijk gemotiveerd. Sollicitanten die zich mondeling hebben aangediend, kunnen ook mondeling worden afgewezen.
Lid 2
Schriftelijke gegevens afkomstig van een sollicitant worden zo spoedig mogelijk na de afwijzing teruggezonden of vernietigd, tenzij anders overeengekomen.
Lid 3
Bij de aanstelling worden alle afspraken en toezeggingen schriftelijk vastgelegd.
7. Klachtenbehandeling door de organisatie
Lid 1
De organisatie onderzoekt schriftelijke klachten van sollicitanten die van oordeel zijn dat zij onzorgvuldig, onbillijk of onjuist zijn behandeld, waarna de sollicitant schriftelijk en gemotiveerd wordt geïnformeerd over de bevindingen van de organisatie.
Lid 2
De ondernemingsraad, respectievelijk de personeelsvertegenwoordiging, wordt jaarlijks geïnformeerd over het aantal, de aard en de wijze van afhandeling van ingediende klachten.
8. Eindselectie en beslissing
Lid 1
Een sollicitant die zich met een schriftelijke klacht omtrent een sollicitatieprocedure heeft gericht tot de betrokken arbeidsorganisatie en daarop geen of een onbevredigende reactie heeft gekregen, kan zich met zijn schriftelijke klacht wenden tot de NVP. De NVP toetst deze schriftelijke klacht vervolgens aan deze code. De NVP stelt de organisatie waartegen de klacht zich richt in de gelegenheid om te reageren op hetgeen de klager naar voren heeft gebracht. De uitspraak van de NVP wordt toegezonden aan de klager en in afschrift aan de betrokken organisatie.
Lid 2
De uitspraak is juridisch niet bindend. De uitspraak kan mogelijk wel bijdragen aan een zorgvuldig wervings- en selectiebeleid.
Lid 3
Klachten wegens inbreuk op een wettelijke regeling worden niet in behandeling genomen. Klager wordt gewezen op de mogelijkheid zijn klacht voor te leggen aan de rechter, respectievelijk ook aan de Commissie Gelijke Behandeling als het wettelijk verboden discriminatie betreft.
© Nederlandse Vereniging voor Personeelbeleid, Nieuwegein, 9 maart 2000